La gestión del cambio funciona cuando comunidad, departamentos y servicios entienden el proyecto y se lo hacen suyo

En esta entrevista dialogamos con Quelic Berga-Carreras, profesor de los Estudios de Informática, Multimedia y Telecomunicación, con M. Bel Palou —especialista en aprendizaje en línea y partner docente del eLinC — y con la profesora Laia Blasco —directora del grado de Artes, uno de los primeros programas en implementar esta herramienta de software libre— sobre el proceso de transformación institucional y pedagógica que ha permitido la progresiva implementación de Folio en la UOC.

Folio es un estudio virtual de trabajo que funciona como un espacio personal de identificación, un lugar de socialización y una red social de aprendizaje y profesionalización. Creada en 2018, desde 2022 es una herramienta de catálogo de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC). «Aproximadamente 12.000 estudiantes la usaron el pasado semestre», recuerda Berga-Carreras, uno de los impulsores de esta herramienta de software libre, desarrollada por el eLearning Innovation Center (eLinC). Se trata de una iniciativa que surgió de una necesidad pedagógica compartida entre el profesorado que en poco tiempo ha ido penetrando en la institución y reforzando un modelo centrado en el estudiante.

A finales de febrero, Folio recibió el Premio Socinfo Digital Cataluña TIC en la categoría de gestión del cambio. Este reconocimiento se une al Premio Lueny Morell a la Innovación Educativa en Educación Superior en STEAM y a los galardones otorgados por el Centro Interuniversitario de Desarrollo (CINDA) y la Asociación Catalana de Universidades Públicas (ACUP), que seleccionaron Folio como una buena práctica de innovación docente. 

De izquierda a derecha: Laia Blasco, Bel Palou y Quelic Berga. (Foto por Irma Vila)

¿Cuáles han sido los elementos que han hecho que una herramienta como Folio, desarrollada por un grupo de profesores, haya llegado a cerca de 12.000 estudiantes de la UOC?

M. Bel Palou (BP): Un elemento clave es que ya existía la necesidad de una herramienta como Folio. Había una demanda muy clara de un portafolio con las cualidades de Folio en cuanto a comunicación entre iguales y al hecho de compartir procesos de trabajo, visibilizar el trabajo del estudiantado, reflexionar sobre el propio proceso de aprendizaje, crear comunidad, etc. Es decir, el proceso no ha consistido en coger una nueva herramienta y ver qué nos ofrecía, sino que, en el diseño metodológico de las asignaturas, el profesorado de distintos programas ya buscaba una herramienta con las características de Folio. De hecho, desde el eLinC habíamos elaborado un informe a partir del análisis de herramientas que se estaban utilizando y de entrevistas a miembros de la universidad, para ver qué necesidades querían cubrir con este tipo de portafolios. Posteriormente, cuando surgió Folio, que se había ido desarrollando en paralelo a este informe, elaboramos otro documento en el que exponíamos de qué forma esta herramienta daba respuesta a las necesidades que se habían identificado. Este último informe fue clave desde el punto de vista institucional para la progresión de la herramienta en la UOC.

Laia Blasco (LB): En nuestro caso, desde los grados de Diseño y Creación Digitales y de Artes, que eran nuevos y que se estaban desplegando en aquel momento, necesitábamos un entorno que fuera más social y visual. El campus no daba respuesta a esta necesidad y vimos que Folio sí podía hacerlo. Otros programas también llevaban mucho tiempo intentando utilizar portafolios diferentes, y no necesariamente porque fueran visuales; por ejemplo, uno de los programas que utilizan mucho Folio es el grado de Lengua y Literatura Catalanas. Entonces fuimos estableciendo contacto con los profesores y profesoras interesados. El objetivo era aunar fuerzas y organizarnos, en primer lugar, para impulsar una herramienta que diera respuesta a las necesidades comunes y, en segundo lugar, para incorporar mejoras que resolvieran necesidades particulares en su caso.

En este sentido, creo que algo muy importante y positivo es que haya sido una iniciativa de abajo hacia arriba, a pesar de que esto también ha tenido desventajas. Cuando una iniciativa viene de más arriba, ya cuenta con el convencimiento de la institución. Entonces, se dirige hacia abajo y ya se verá con qué energías y en qué situación llega. En cambio, cuando una innovación como Folio surge desde abajo, el profesorado ya está convencido, pero todo es más lento.

¿Cómo fue la implementación de la herramienta en los distintos programas?

LB: En cuanto a la gestión, un elemento importante es que se fue pautando la inmersión para que fuera progresiva. De hecho, todavía lo estamos haciendo así, porque la herramienta no está finalizada: faltan funciones y hay algunas incidencias. Por este motivo, la hemos ido implementando poco a poco (por ejemplo, al principio sin comprometer mucho la evaluación, que ya sabemos que es un tema que genera muchas dudas). De esta forma, en un primer momento, decidimos implementarlo solamente en algunos puntos, pero evitamos que fueran evaluables y no lo hicimos en todas las asignaturas. También decidimos que los profesores pudieran elegir, dentro de un margen, en qué semestre y en qué momento implementarla: inicialmente en algunas asignaturas de primero, después en algunas de segundo, etc., pero siempre con un margen, una flexibilidad y una autonomía para el profesorado. Al mismo tiempo, sin embargo, manteníamos un mapa de referencia, una foto global compartida para que todo el mundo supiera cómo se estaba usando y qué pasos se estaban haciendo.

BP: También es importante resaltar que la incorporación no tiene que ser obligatoria, ni debe implementarse en todos los programas ni en todas las asignaturas del programa. Sin embargo, la incorporación de Folio debe contar con una perspectiva de programa y tiene que perseguir una finalidad pedagógica clara. Si no se identifica ninguna necesidad formativa que cubrir, no pasa nada si no se incorpora.

Pese a las necesidades compartidas, la herramienta era completamente nueva. ¿Cómo se introdujo entre el profesorado?

BP: Folio es una herramienta que venía desde abajo. Sin embargo, en el momento en que la universidad dio luz verde, la institución ya contaba con mecanismos de acompañamiento al profesorado consolidados con el equipo de partners docentes. Desde el eLinC hemos organizado sesiones monotemáticas – algunas dirigidas a profesorado o direcciones de programa, con una vertiente más conceptual o centrada en cómo se implementaba la herramienta, y algunas dirigidas a personal docente colaborador (PDC) – para compartir experiencias, buena praxis, resolver dudas y gestionar preocupaciones sobre cómo aplicar la herramienta desde el punto de vista práctico. Respecto a la documentación, desde el eLinC nos hemos centrado en el enfoque metodológico desde el punto de vista del programa y en ofrecer herramientas para visibilizar cuáles de las actividades que ya se llevaban a cabo en las asignaturas o programas eran fácilmente trasladables a Folio, o podían optimizarse al hacerlo. Estos tipos de recursos los publicamos en el eLinC Kit. Aparte, hemos aprovechado el trabajo que ya habían hecho las direcciones de programa ordenando la documentación que habían elaborado y compartiéndola entre ellas, para que cada una pudiera mejorarla o utilizarla de la forma que considerara más pertinente.

LB: Todo este acompañamiento es fundamental para no sentir que estás solo ante la herramienta. Folio parte de una necesidad colectiva y clara del profesorado, pero no es el profesorado quien la gestiona y la desarrolla. Por lo tanto, siempre debe estar acompañado. Por ejemplo, desde el grado de Artes creamos guías de uso que nos permiten establecer un argumentario tanto para los profesores como para los estudiantes, y que se encuentran en todas las aulas del programa. También es importante el propio espacio de recursos de Folio, en el que se encuentran tutoriales sobre todo lo que ofrece la herramienta.

Desde el punto de vista de la gestión, también fue importante poder tener un interlocutor conocido y claro, como Quelic, sobre todo al principio. A pesar de ser una herramienta inestable —una prueba piloto, con toda la incertidumbre que esto podía conllevar—, nos generó mucha confianza saber a quién debíamos dirigirnos y ser conscientes de que, cuando nos encontráramos con un problema o una duda, obtendríamos una respuesta, aunque no se tuviera la solución.

¿Cómo ha ido esta implementación en el caso de los estudiantes?

Quelic Berga (QB): La aceptación de los estudiantes ha sido fundamental. En los premios que he recogido por Folio, mi reconocimiento siempre ha ido dirigido, en primer lugar, a los 12.000 estudiantes que utilizan la herramienta, porque, al final, si los estudiantes no la consideran útil, no la utilizarán, por mucho que pongas entregas obligatorias o lo que quieras. Sin embargo, tenemos una comunidad de estudiantes que está utilizando Folio proactivamente, y esto ha facilitado el crecimiento de la herramienta de forma clave.

LB: En este sentido, cabe señalar que las estrategias de acompañamiento son parecidas para profesores y estudiantes (guías, espacio de recursos, etc.). También me gustaría destacar la importancia de contar con vías transversales y comunes para resolver incidencias, también dirigidas a los estudiantes.

¿Con qué retos os habéis encontrado en todo este proceso de cambio?

QB: Para mí, el gran reto ha sido incorporar esta figura de product owner transversal de Folio. No ha sido nada fácil, porque implicaba un cambio de papel constante y me obligaba a comunicarme con diferentes departamentos y stakeholders: el Área de Tecnología, el eLinC, los estudios, etc., pero también desde el punto de vista del estrato político y de vicerrectorados y Rectorado, para ir destacando el valor de esta iniciativa bottom-up. La UOC tiene muchos compartimentos, y conseguir que se comuniquen entre ellos es siempre un gran reto.

Una de las anécdotas que recuerdo es que, tras la primera reunión con el Consejo de Dirección de la universidad para impulsar el proyecto, el actual vicegerente de Transformación Digital, Ricard Mateu, me dijo que tenía que ser un «guerrillero» capaz de trabajar de forma transversal y entrar en cualquier despacho para hablar de las necesidades de la herramienta, que no me quedara en un solo departamento. Diría que más del 40 % de mi trabajo ha sido abrir estos caminos interdepartamentales, en lugar de mejorar el proyecto en concreto o la metodología. En este tipo de iniciativas, es importante mantener esta figura de transversalidad, porque no es un proyecto del Área de Tecnología, no es un proyecto del eLinC, no es un proyecto de los estudios, etc., sino que es un proyecto de todos.

De hecho, creo que en ocasiones se ha identificado mucho Folio con mi figura y quizá no se ha entendido que es algo compartido. Sin embargo, al mismo tiempo, seguramente si yo no hubiera hecho este trabajo de insistencia, tampoco habría funcionado. Al final, la gestión del cambio funciona cuando comunidad, departamentos y servicios, entienden el proyecto y se lo hacen suyo. Todo esto esto es mucho más difícil que todas las piruetas tecnológicas que hemos hecho, que toda la documentación que hemos creado, etc. Ha sido un poco como nadar a contracorriente, pero al mismo tiempo con mucho apoyo de personas como Laia o Bel.

BP: Creo que la mayor dificultad ha sido que estas conexiones entre departamentos —‍entre estos compartimentos que comentaba Quelic— no estaban suficientemente definidas en la universidad. Sin embargo, el cambio de plataforma ha forzado a la institución a establecer estas vías de comunicación interdepartamentales. Esto ha permitido que, en el momento en que la institución impulse nuevas iniciativas como esta, en la que necesitamos la implicación de distintas experiencias, estos canales ya estarán creados.

LB: En este sentido, en todo este proceso de cambio, ha sido muy importante una figura como la de Quelic, con un perfil multidisciplinario y multimedia pero también docente, y que pudiera hablar con todo el mundo, con todos los despachos y departamentos. Como la necesidad es muy compartida y Folio es una herramienta fundamental, necesitamos esta figura para que nos dé impulso.

¿En qué punto se encuentra la implementación de la herramienta y cómo veis su futuro?

BP: Nos encontramos en una nueva fase del proceso de transferencia. El proceso empezó con Quelic y los demás profesores que pusieron en marcha la herramienta, para abrirse posteriormente a la comunidad y generalizar su uso. Mientras tanto, el proceso de generalización de uso sigue su curso y ya tenemos la vista puesta en el largo plazo. Esto coincide con el paso a Canvas, lo que implica repensar y reordenar algunos aspectos. Esta conjunción de cambios hace que nos encontremos en una pausa en cuanto a la progresión de Folio.

QB: Al mismo tiempo, también estamos trabajando con transferencia tecnológica para ver cómo se consolidará la herramienta, también en el marco del consorcio OpenEU y las once instituciones europeas que deberían integrar Folio y relacionarse entre ellas siguiendo este modelo pedagógico.

Después de todo el proceso que habéis vivido, ¿qué elementos destacaríais respecto a la gestión del cambio y de la innovación?

BP: Un aspecto que creo que es importante o ha sido importante en la gestión del cambio ha sido el trabajo conjunto y constante. No ha sido un proyecto que haya sido totalmente definido desde el principio y simplemente se haya implementado: hemos debatido, discutido, repensando, redefinido, etc.

LB: Por mi parte, creo que uno de los elementos más importantes para gestionar el cambio es la confianza: confianza en el proyecto y en las personas que están detrás, confianza en el equipo y en el sistema. Dicha confianza tiene que ser mutua y recíproca: no se puede estar fiscalizando el trabajo de los demás. Por lo tanto, no se puede empujar más de la cuenta a los profesores, y hay que dejar margen, porque cada uno conoce

sus necesidades. Quizá al principio no se puede implementar tan rápido como se desearía, pero no pasa nada: ya se irá avanzando en este sentido. Debemos tener confianza y paciencia: no se puede hacer todo de golpe y deprisa. Si se quieren hacer cambios profundos, no pueden ser rápidos.

QB: Para mí, lo importante es que una innovación no es solamente una buena idea ni una solución a una necesidad, sino que también es la capacidad de la institución de aceptar los retos que supone una innovación, lo que implica cambiar modelos, replantearse y cuestionarse algunos conceptos, etc. Esto a veces se entiende como una amenaza, especialmente en un contexto como el de una universidad. Ahora estamos en un momento en el que es fundamental que las universidades sean muy progresistas, muy abiertas al cambio, porque nos encontramos en un momento de crisis clarísimo con la inteligencia artificial, internet, la globalización de la oferta en línea, etc. No tenemos que ser solamente la antigua primera universidad fundacional en línea del mundo, sino volver a ser prescriptores y marcar la agenda de cómo debe ser la educación superior del futuro: más personalizada, social y con impacto.

En este sentido, el otro día leía un artículo que recordaba al rector Gabriel Ferraté, en el que se mencionaba una frase muy adecuada de Xavier Prats-Munné —entonces director general de Educación de la Comisión Europea— para resaltar el conservadurismo del sistema universitario: «reformar la universidad es como reformar cementerios: no puedes contar con los de dentro». Precisamente, creo que Ferraté quiso crear una universidad que pudiera contar con los de dentro para reformarla. Sin embargo, no es fácil. Creo que la UOC es la universidad donde es menos difícil hacer estas transformaciones, pero también suponen un reto, porque al final somos una universidad, no somos una empresa. Si estuviéramos en una empresa, Folio estaría en otro punto, mucho más avanzado y seguramente mucho más capitalista. Esto tiene ventajas, porque podemos tener un producto mucho más pulido, más metodológico, sin intereses económicos, etc., pero también cuestan más otras cosas como su consolidación.