Els tres elements clau d’una reunió híbrida eficaç

En un món on les reunions han esdevingut una constant, sembla necessari identificar els ingredients que faciliten que una reunió sigui efectiva. Això no obstant, abans de passar a planificar una reunió, cal formular-se sempre una pregunta clau: és realment necessari fer aquesta reunió? Sovint el més eficient és eliminar les reunions innecessàries.

Si tenim clar que una reunió és la millor manera d’assolir l’objectiu desitjat, ens pot servir de guia un article de 2022, publicat per investigadors de la Universitat de Cambridge, que suggereix els tres elements crítics que faciliten l’èxit d’una reunió. Com veureu, no són gens sorprenents, però probablement brillen per la seva absència a moltes reunions:

1. Execució: La reunió ha de tenir un propòsit clar, una estructura definida i concloure en ítems d’acció concrets, per assegurar que el temps invertit en reunions sigui productiu i orientat a resultats.
2. Seguretat psicològica: És fonamental que tots els participants se sentin escoltats i motivats a contribuir. La seguretat psicològica fomenta un ambient d’obertura on les idees poden fluir lliurement, cosa essencial per a la innovació i la solució col·laborativa de problemes.
3. Comoditat física: L’entorn físic ha de promoure el benestar dels participants. Això inclou aspectes com la qualitat de l’aire i la llum natural suficient, que poden influir significativament a l’energia i la concentració durant la reunió.

Ara bé, com aconseguim això quan la reunió és híbrida? Quan part dels participants són al mateix espai mentre altres participen virtualment, els factors clau de l’èxit de les reunions es mantenen, però s’han d’adaptar a la situació. Vegem com.

Execució

• Gestió del temps: Equilibrar la participació dels assistents remots i presencials pot requerir més temps i esforç.
• Claredat en els rols: Assignar rols específics (com a moderador o facilitador de la tecnologia) pot ajudar a assegurar que la reunió flueixi sense problemes.
• Eines i plataformes: És clau utilitzar tecnologies adequades per compartir contingut i facilitar la interacció. En particular, disposar de bon àudio i vídeo en tot moment, especialment perquè els participants en línia puguin seguir les intervencions dels participants en l’oficina i participar sense fricció.

Seguretat psicològica

• Inclusió: Cal assegurar que tots els participants, independentment del mode de participació, se sentin valorats i capaços de contribuir.
• Visibilitat i reconeixement: És important garantir que les contribucions dels participants remots siguin reconegudes de manera igualitària, evitant el biaix cap als qui hi són físicament presents.
• Comunicació oberta: Fomentar un entorn on tothom se senti còmode expressant les seves opinions, preguntes i preocupacions.

Comoditat física

• Entorn físic: Cal assegurar un espai ergonòmic, ben il·luminat i ventilat tant pels assistents presencials com en remot. Per als participants remots, és especialment rellevant que el seu entorn de treball estigui lliure de distraccions.
• Fatiga tecnològica: Reconèixer i mitigar la fatiga associada a l’ús prolongat de tecnologia, fent pauses i limitant la durada de les reunions.
• Accessibilitat: Cal assegurar que totes les eines i plataformes utilitzades siguin accessibles per als participants amb discapacitats.

En resum, l’èxit de les reunions híbrides es basa en l’execució precisa, la seguretat psicològica i la comoditat física, elements que, tot i que són fonamentals, poden ser complexos d’implementar. Adaptar aquests components a un entorn híbrid no és una tasca senzilla i requereix un esforç deliberat per equilibrar les necessitats i la participació de tots els implicats, tant presencials com remots. Tot i això, qualsevol pas cap a la millora en aquestes àrees contribuirà significativament a l’èxit del teletreball dins de l’organització. La clau rau en la voluntat d’adaptar-se, innovar i, sobretot, en la persistència per superar els obstacles que puguin sorgir pel camí. A mesura que avancem cap a una digitalització més gran del treball, aquestes pràctiques no només facilitaran reunions més productives i satisfactòries, sinó que també promouran una cultura laboral més inclusiva i col·laborativa.