Los tres elementos clave de una reunión híbrida eficaz

En un mundo donde las reuniones se han convertido en una constante, parece necesario identificar los ingredientes que facilitan que una reunión sea efectiva. No obstante, antes de pasar a planificar una reunión, hay que formularse siempre una pregunta clave: ¿es realmente necesario realizar esta reunión? A menudo lo más eficiente es eliminar las reuniones innecesarias.

Si tenemos claro que una reunión es el mejor modo de lograr el objetivo deseado, entonces nos puede servir de guía un artículo de 2022, publicado por investigadores de la Universidad de Cambridge, que sugiere los tres elementos críticos que facilitan el éxito de una reunión. Como veréis, no son nada sorprendentes, pero probablemente brillan por su ausencia en muchas reuniones:

1. Ejecución: La reunión debe tener un propósito claro, una estructura definida y resultar en ítems de acción concretos, para asegurar que el tiempo invertido en reuniones sea productivo y orientado a resultados.
2. Seguridad psicológica: Es fundamental que todos los participantes se sientan escuchados y motivados a contribuir. La seguridad psicológica fomenta un ambiente de apertura donde las ideas pueden fluir libremente, lo que es esencial para la innovación y la solución colaborativa de problemas.
3. Comodidad física: El entorno físico debe promover el bienestar de los participantes. Esto incluye aspectos como la calidad del aire y la luz natural suficiente, que pueden influir significativamente en la energía y la concentración durante la reunión.

Ahora bien, ¿cómo logramos esto cuando la reunión es híbrida? Cuando parte de los participantes están en el mismo espacio mientras otros participan virtualmente, los factores clave del éxito de las reuniones se mantienen, pero se deben adaptar a la situación. Veamos cómo.

Ejecución

• Gestión del tiempo: Equilibrar la participación de los asistentes remotos y presenciales puede requerir más tiempo y esfuerzo.
• Claridad en los roles: Asignar roles específicos (como moderador o facilitador de la tecnología) puede ayudar a asegurar que la reunión fluya sin problemas.
• Herramientas y plataformas: Es clave utilizar tecnologías adecuadas para compartir contenido y facilitar la interacción. En particular, disponer de buen audio y video en todo momento, especialmente para que los participantes online puedan seguir las intervenciones de los participantes en la oficina y participar sin fricción. 

Seguridad psicológica

• Inclusión: Asegurar que todos los participantes, independientemente de su modo de participación, se sientan valorados y capaces de contribuir.
• Visibilidad y reconocimiento: Es importante garantizar que las contribuciones de los participantes remotos sean reconocidas de manera igualitaria, evitando el sesgo hacia quienes están físicamente presentes.
• Comunicación abierta: Fomentar un entorno en el que todos se sientan cómodos expresando sus opiniones, preguntas y preocupaciones.

Comodidad física

• Entorno físico: Asegurar un espacio ergonómico, bien iluminado y ventilado tanto para los asistentes presenciales como en remoto. Para los participantes remotos, es especialmente relevante que su entorno de trabajo esté libre de distracciones.
• Fatiga tecnológica: Reconocer y mitigar la fatiga asociada con el uso prolongado de tecnología, haciendo pausas y limitando la duración de las reuniones.
• Accesibilidad: Asegurarse de que todas las herramientas y plataformas utilizadas sean accesibles para los participantes con discapacidades.

En resumen, el éxito de las reuniones híbridas se basa en la ejecución precisa, la seguridad psicológica y la comodidad física, elementos que, aunque fundamentales, pueden ser complejos de implementar. Adaptar estos componentes a un entorno híbrido no es tarea sencilla y requiere de un esfuerzo deliberado para equilibrar las necesidades y la participación de todos los implicados, tanto presenciales como remotos. Sin embargo, cualquier paso hacia la mejora en estas áreas contribuirá significativamente al éxito del teletrabajo dentro de la organización. La clave reside en la voluntad de adaptarse, innovar y, sobre todo, en la persistencia para superar los obstáculos que puedan surgir en el camino. A medida que avanzamos hacia una mayor digitalización del trabajo, estas prácticas no solo facilitarán reuniones más productivas y satisfactorias, sino que también promoverán una cultura laboral más inclusiva y colaborativa.