Domina el tiempo: la clave de la agilidad empresarial a través de la mejora continua y QRM

El tiempo es importante en nuestra sociedad. Lo vemos al comprar por internet, donde pagamos por rapidez de entrega. El mismo producto entregado mañana o dentro de dos semanas puede multiplicar su precio. Y pagamos ese sobrecoste para tenerlo antes.

La competencia en tiempo está presente en muchas industrias. No se trata de un tema de precio, se trata de poder entregar antes. Tiempos de respuesta cortos consiguen más ventas.

¿Qué pasaría si los tiempos de respuesta en tu empresa se redujeran un 90%? Veríamos procesos rápidos, flujo constante de trabajos, sin que ninguno estuviera parado, y los pedidos se entregarían a tiempo sin dificultad. Todo lo que haríamos sería aporte de valor para el cliente.

Pero normalmente lo que vemos es distinto. Hay muchos trabajos en curso, las colas de los procesos son largas y los trabajos esperan y esperan en esas colas hasta que la entrega se retrasa.

¿Por qué no estamos organizados así? El enfoque a coste proviene principalmente de Frederick Taylor (padre de la gestión científica), Henry Fayol (gestión jerárquica) y Henry Ford, quien aplicó sus principios en la fabricación del modelo T. Los principios del enfoque a coste incluyen división del trabajo, especialización, estandarización y métodos y tiempos. Este enfoque tenía sentido cuando surgió a finales del siglo XIX y principios del XX; había un mercado que compraba todo lo fabricado.

Sin embargo, los mercados evolucionaron y empezaron a demandar más variedad y más personalización. Para dar respuesta a esta demanda, en la década de 1980 surgieron nuevos modelos como lean manufacturing (producción ajustada), y six sigma, capaces de hacer más eficientes a los procesos. También llegaron los productos personalizados, que fueron ganando terreno y en la década de 1990 nació quick response manufacturing (QRM) para dar respuesta a las necesidades de fabricación de este tipo de productos.

Quick response manufacturing (QRM)

QRM busca dar valor a la respuesta rápida, sirviendo productos personalizados en tiempo corto. Si logramos ser más rápidos que nuestra competencia, el cliente nos elegirá. Para conseguir esto es necesario ir más allá del costo. QRM es útil en entornos volátiles e inciertos donde la variabilidad es clave en la gestión de procesos. 

Podríamos clasificar la variabilidad de muchas maneras, pero una forma es distinguir entre variabilidad estratégica (por la cual el cliente paga) y variabilidad disfuncional (causada por errores e ineficiencias).

Lean manufacturing y six sigma buscan estabilizar procesos y reducir irregularidades. Estas metodologías tienen principios bien definidos para la mejora de procesos. Lean manufacturing tiene un amplio surtido de herramientas para eliminar fuentes de variabilidad que nos generan ineficiencias. Estas son herramientas universales que QRM aprovecha para eliminar la variabilidad disfuncional. Si embargo, focalizarse en eliminar fuentes de variabilidad para mejorar la eficiencia puede dificultar el aprovechamiento de la variabilidad estratégica. 

QRM se centra en dar una respuesta rápida y adaptable, eliminando la variabilidad disfuncional mediante mejora continua y aprovechando al máximo la variabilidad estratégica gracias a sus principios.

Los pilares de quick response manufacturing

QRM tiene cuatro pilares fundamentales: 

1. Entender poder del tiempo
2. Cambiar organización para enfocarla a ser eficiente en tiempo
3. Usar principios de dinámica de sistemas
4. Aplicar QRM a toda la empresa

Comprendiendo y sabiendo materializar estos pilares es como se aplica QRM. No hay caja de herramientas, no hay guías paso a paso. Estos principios deben regir la transformación de las operaciones para conseguir reducciones de tiempo.

1. Entender el enfoque a tiempo

El enfoque en coste busca la mejora de la eficiencia de los procesos desde el punto de vista del valor económico de las entradas y las salidas. Esto es lo que se conoce como eficiencia de recurso. Uno de los objetivos es minimizar el tiempo en que un recurso no tiene trabajo a hacer y está parado. 

El enfoque a tiempo usa una perspectiva distinta y se centra en los trabajos, enfocándose en cómo fluyen estos a través de los recursos. Bajo este punto de vista, el objetivo es minimizar el tiempo que los trabajos pasan en el conjunto de procesos necesarios para completarse. Esto incluye el tiempo en que estamos aportando valor a ese trabajo (tiempo gris) como el tiempo en que el trabajo está esperando en una cola (tiempo blanco). El enfoque en tiempo se centra en la eficiencia del flujo y su velocidad. Para mejorar eficiencia en tiempo necesitaremos reducir, principalmente, tiempo de espera.

2. Transformar la organización

La estructura que tienen las organizaciones está pensada para optimizar el uso de los recursos bajo en el enfoque a coste. Los departamentos buscan su máxima eficiencia (en costes), pero en muchas ocasiones, el flujo de trabajos a través de los distintos departamentos y secciones conlleva muchas esperas en los trabajos. 

Para cambiar una organización de enfoque a costo a enfoque a tiempo, se necesitan cuatro cambios:

1. Organizarse en células QRM enfocadas en un producto o servicio.
2. Cambiar el control jerárquico por la autogestión en las células.
3. Generar polivalencia en los miembros del equipo en lugar de potenciar la superespecialización.
4. Cambiar los indicadores de productividad y coste por indicadores para medir tiempo y calidad.

Células QRM reducen tiempos de espera y aceleran procesos al pasar por todos los procesos sin esperar. Tiempo de trabajo puede ser similar, pero tiempos de espera se reducen. La implementación de células QRM mejora adaptación al entorno y eficiencia en gestión del tiempo y recursos.

3. La dinámica de sistemas

La dinámica de sistemas nos explica mediante modelos matemáticos las relaciones entre factores relativos a los procesos que afectan tiempo de respuesta. Estos modelos se basan en teoría de colas. En QRM se usan dos modelos muy básicos para entender estos factores que impactan en el tiempo de respuesta de los procesos.

1. Ley de Little: Establece la relación entre el trabajo en curso de un proceso (que incluye su cola de trabajos pendientes), su ratio de producción y su lead time. Mediante esta ecuación se concluye que existe una proporcionalidad entre la cantidad de trabajo en curso de un proceso y su lead time.
2. Ecuación de Kingman: Este modelo relaciona el tiempo en cola con la variabilidad, la utilización y el tiempo de trabajo. Lo interesante de este modelo es que las relaciones no son lineales y que el impacto de una alta utilización de un recurso tiene un efecto exponencial sobre el tiempo en cola. 

Para reducir tiempos y costes, debemos enfocarnos en reducir el WIP y gestionar la variabilidad y utilización en nuestros procesos. En entornos muy variables, tener sobrecapacidad ayuda a reducir tiempo.

4. Aplicación a toda la empresa

QRM nace con un enfoque global en toda la empresa. El cuarto pilar nos explica que debemos extender los principios de QRM a otras áreas como desarrollo de nuevos productos, planificación, el cálculo de costes, compras y ventas. 

El enfoque a coste focaliza la optimización en los recursos más caros, que suelen encontrarse en la planta productiva. En cambio, el enfoque a tiempo busca potenciales reducciones de tiempo en cualquier proceso de la empresa, desde la entrada de pedidos hasta la carga del transporte. En cualquier parte podemos recortar días en la entrega de los pedidos. Es por eso que QRM busca que toda la organización se enfoque a tiempo y que ese objetivo único para todos multiplique el resultado de los esfuerzos de optimización. 

La mejora continua en QRM

La mejora continua y otras acciones pueden aumentar la capacidad de los procesos y reducir los tiempos de entrega y las colas. El cambio de enfoque clave es usar la mejora continua y sus herramientas para eliminar variabilidad disfuncional y conseguir capacidad con el objetivo de reducir tiempos, en lugar de para optimizar costes o aumentar la productividad.

El concepto principal es difícil de comprender debido a que estamos acostumbrados a trabajar para reducir costos y optimizar el tiempo trabajado, pero no el tiempo no trabajado. La clave está en cambiar la mentalidad y QRM implica un cambio de mentalidad significativo. Sin embargo, los beneficios que nos aporta una respuesta rápida, procesos y equipos focalizados y mejor servicio al cliente incrementarán la competitividad de la empresa.

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