Domina el temps: la clau de l’agilitat empresarial a través de la millora contínua i QRM

El temps és important en la nostra societat. Ho veiem en comprar per internet, on paguem per rapidesa de lliurament. El mateix producte lliurat demà o al cap de dues setmanes pot multiplicar el preu. I paguem aquest sobrecost per tenir-lo abans.

La competència en temps és present en moltes indústries. No es tracta d’un tema de preu; es tracta de poder lliurar el producte abans: temps de resposta curts aconsegueixen més vendes.

Què passaria si els temps de resposta en la teva empresa es reduïssin un 90 %? Veuríem processos ràpids, un flux constant de treballs, sense que cap estigués aturat, i les comandes es lliurarien a temps sense dificultat. Tot el que faríem seria aportar valor per al client.

Però normalment el que veiem és diferent. Hi ha molts treballs en curs, les cues dels processos són llargues i els treballs esperen i esperen en aquestes cues fins que el lliurament es retarda.

Per què no estem organitzats així? L’enfocament de cost prové principalment de Frederick Taylor (pare de la gestió científica), Henry Fayol (gestió jeràrquica) i Henry Ford, el qual va aplicar els seus principis en la fabricació del model T. Els principis de l’enfocament de cost inclouen divisió del treball, especialització, estandardització, i mètodes i temps. Aquest enfocament tenia sentit quan va sorgir al final del segle XIX i començament del XX, perquè hi havia un mercat que comprava tot el que es fabricava.

Ara bé, els mercats van evolucionar i van començar a demanar més varietat i més personalització. Per donar resposta a aquesta demanda, en la dècada de 1980 van sorgir nous models com lean manufacturing (producció ajustada) i six sigma, capaços de fer més eficients els processos. També van arribar els productes personalitzats, que van anar guanyant terreny, i en la dècada de 1990 va néixer quick response manufacturing (QRM) per donar resposta a les necessitats de fabricació d’aquesta mena de productes.

Quick response manufacturing (QRM)

QRM cerca donar valor a la resposta ràpida, servint productes personalitzats en un temps curt. Si aconseguim ser més ràpids que la competència, el client ens triarà. Per aconseguir-ho cal anar més enllà del cost. QRM és útil en entorns volàtils i incerts en què la variabilitat és clau en la gestió de processos. 

Podríem classificar la variabilitat de moltes maneres, però una forma és distingir variabilitat estratègica (per la qual el client paga) de variabilitat disfuncional (causada per errors i ineficiències).

Lean manufacturing i six sigma busquen estabilitzar processos i reduir irregularitats. Aquestes metodologies tenen principis ben definits per a la millora de processos. Lean manufacturing té un assortiment ampli d’eines per eliminar fonts de variabilitat que ens generen ineficiències. Aquestes són eines universals que QRM aprofita per eliminar la variabilitat disfuncional. Ara bé, focalitzar-se a eliminar fonts de variabilitat per millorar l’eficiència pot dificultar l’aprofitament de la variabilitat estratègica.

QRM se centra a donar una resposta ràpida i adaptable eliminant la variabilitat disfuncional mitjançant la millora contínua i aprofitant al màxim la variabilitat estratègica gràcies als seus principis.

Els pilars de quick response manufacturing

QRM té quatre pilars fonamentals:

1. Entendre el poder del temps.
2. Canviar l’organització per enfocar-la a ser eficient en temps.
3. Recórrer a principis de dinàmica de sistemes.
4. Aplicar QRM a tota l’empresa.

Comprenent i sabent materialitzar aquests pilars és com s’aplica QRM. No hi ha caixa d’eines, no hi ha guies pas a pas: aquests principis han de regir la transformació de les operacions per aconseguir reduccions de temps.

1. Entendre l’enfocament de temps

L’enfocament de cost busca millorar l’eficiència dels processos des del punt de vista del valor econòmic de les entrades i les sortides. Això és el que es coneix com a eficiència de recurs. Un dels objectius és minimitzar el temps en què un recurs no té un treball per fer i està parat.

L’enfocament de temps adopta una perspectiva diferent i se centra en els treballs, posant l’atenció en com flueixen a través dels recursos. Amb aquest punt de vista, l’objectiu és minimitzar el temps que els treballs passen en el conjunt de processos necessaris per completar-se. Això inclou tant el temps en què aportem valor a aquest treball (temps gris) com el temps en què el treball espera en una cua (temps blanc). L’enfocament de temps se centra en l’eficiència del flux i la seva velocitat. Per millorar l’eficiència de temps necessitarem reduir, principalment, el temps d’espera.

2. Transformar l’organització

L’estructura que tenen les organitzacions està pensada per optimitzar l’ús dels recursos amb l’enfocament de cost. Els departaments busquen la màxima eficiència (en costos), però molt sovint el flux de treballs a través dels diferents departaments i seccions comporta moltes esperes en els treballs.

Per canviar una organització d’enfocament de cost a enfocament de temps, calen quatre canvis:

1. Organitzar-se en cèl·lules QRM centrades en un producte o servei.
2. Canviar el control jeràrquic per l’autogestió en les cèl·lules.
3. Generar polivalència en els membres de l’equip en lloc de potenciar la superespecialització.
4. Canviar els indicadors de productivitat i cost per indicadors per mesurar temps i qualitat.

Les cèl·lules QRM redueixen temps d’espera i acceleren processos perquè passen per tots aquests processos sense esperar. El temps de treball pot ser semblant, però els temps d’espera es redueixen. La implementació de cèl·lules QRM millora l’adaptació a l’entorn i l’eficiència en la gestió del temps i els recursos.

3. Recórrer a la dinàmica de sistemes

La dinàmica de sistemes ens explica per mitjà de models matemàtics les relacions entre factors relatius als processos que afecten el temps de resposta. Aquests models es basen en la teoria de cues. En QRM es fan servir dos models molt bàsics per entendre aquests factors que repercuteixen en el temps de resposta dels processos.

1. Llei de Little: Estableix la relació entre el treball en curs d’un procés (que inclou la seva cua de treballs pendents), la ràtio de producció que té i el lead time corresponent. Mitjançant aquesta equació es conclou que hi ha una proporcionalitat entre la quantitat de treball en curs d’un procés i el seu lead time.
2. L’equació de Kingman: Aquest model relaciona el temps en cua amb la variabilitat, la utilització i el temps de treball. Aquest model és interessant perquè les relacions no són lineals i l’impacte d’una utilització elevada d’un recurs té un efecte exponencial sobre el temps en cua.

Per reduir temps i costos, ens hem de centrar a reduir el WIP i gestionar la variabilitat i la utilització en els processos. En entorns molt variables, tenir sobrecapacitat ajuda a reduir temps.

4. Aplicar QRM a tota l’empresa

QRM neix amb un enfocament global en tota l’empresa. El quart pilar ens explica que hem d’estendre els principis de QRM a altres àrees com el desenvolupament de nous productes, la planificació, el càlcul de costos, i les compres i vendes.

L’enfocament de cost focalitza l’optimització en els recursos més cars, que solen trobar-se en la planta productiva. En canvi, l’enfocament de temps cerca reduccions potencials de temps en qualsevol procés de l’empresa, des de l’entrada de comandes fins a la càrrega del transport. En qualsevol part podem retallar dies en el lliurament de les comandes. Per això QRM busca que tota l’organització s’enfoqui a temps i que aquest objectiu únic per a tots multipliqui el resultat dels esforços d’optimització.

La millora contínua en QRM

La millora contínua i altres accions poden augmentar la capacitat dels processos i reduir els temps de lliurament i les cues. El canvi d’enfocament clau és recórrer a la millora contínua i les seves eines per eliminar variabilitat disfuncional i aconseguir capacitat amb l’objectiu de reduir temps, en lloc de per optimitzar costos o augmentar la productivitat.

El concepte principal és difícil de comprendre pel fet que estem acostumats a treballar per reduir costos i optimitzar el temps en què es treballa, però no el temps en què no es treballa. La clau està a canviar la mentalitat i QRM implica un canvi de mentalitat significatiu. Sigui com sigui, els beneficis que ens aporten una resposta ràpida, processos i equips focalitzats i un més bon servei al client incrementaran la competitivitat de l’empresa.

Oportunitat per a la formació en QRM

Si t’ha interessat com QRM i la millora contínua poden impulsar l’agilitat operativa en la teva empresa, considera fer el pas següent en el teu desenvolupament professional. La Universitat Oberta de Catalunya ofereix el curs especialitzat de postgrau Millora contínua en entorns canviants que et permetrà dominar aquestes estratègies i obtenir el certificat QRM Bronze®. Amplia els coneixements i destreses en la gestió del temps i els processos, i converteix-te en una persona experta en l’optimització de la competitivitat empresarial.

Aquest curs en línia, dissenyat en col·laboració amb QRM Institute, et proporciona la flexibilitat d’estudiar al teu propi ritme i adaptar-te a la teva agenda. No perdis l’oportunitat de destacar en un mercat en evolució constant. Descobreix com l’agilitat operativa pot marcar la diferència en la teva carrera i en la teva organització. Inscriu-te avui mateix en el curs d’Entorns canviants de la UOC i comença el viatge cap a l’èxit empresarial! La matrícula està oberta fins al 17 d’octubre.

Per a més informació sobre el curs, no et perdis la sessió informativa sobre aquest curs on s’explica al detall què és QRM i s’exposa, també, el cas d’exit de l’empresa TMComas en el seu procés de transformació QRM.