Cómo gestionar reuniones virtuales (y no morir en el intento)

Uno de los grandes retos a los que se han tenido que enfrentar tanto los líderes de equipos como los propios integrantes de estos tras el COVID 19, es a la práctica de las reuniones virtuales como constante en las jornadas laborales de la mayoría de los trabajadores de las empresas.

Empresas y profesionales se han visto forzados a realizar un salto exponencial en sus conocimientos, capacidades y recursos digitales, tanto en inversión como en el aprendizaje del uso. Plataformas como Skype, Zoom, Hangout, Go to Meeting, Jitsi Meet, Teams han proliferado y mejorado sus prestaciones para facilitar una herramienta imprescindible para seguir trabajando en tiempos de pandemia.

Según múltiples estudios, estas reuniones han venido para quedarse y asumir aún más protagonismo del que tenían antes del año 2020. Las organizaciones deben ajustarse a esta nueva realidad que condicionará no tan solo la valoración del desempeño laboral, sino también influirá en los procesos de selección de personal.

Los beneficios de las reuniones virtuales

• Son más económicas, ya que permiten muchas veces reducir los presupuestos de las organizaciones destinados a viajes.
• Fortalecen relaciones entre las personas que se encuentran lejos físicamente, por lo que unifica al equipo.
• Han dado paso a lo que se denomina: nómadas virtuales. Ya no es importante la ubicación física para asistir a una reunión por lo que aumenta la integración de los equipos que se encuentran a distancia.
• Se pueden grabar, por lo que si algún miembro de una reunión no puede asistir la puede visualizar posteriormente.
• Se pueden realizar pequeños grupos de debate o discusión, aportando agilidad a la toma de decisiones, incrementando así la productividad y efectividad de las organizaciones.
• Y por supuesto, el teletrabajo en general, apoyado con las videoconferencias y las reuniones virtuales, es una oportunidad, puesto que facilita la dinámica normal de trabajo mediante las herramientas tecnológicas más pioneras.

Sin embargo, a pesar de estos beneficios, los líderes de equipo también pudieron constatar (hablamos de la década de los 90 cuando se iniciaban estas prácticas) la disminución del compromiso de los participantes de estas reuniones. Este compromiso disminuía debido sobre todo a la dificultad en establecer relaciones personales, con lo que el sentido de pertenencia de los empleados se ve afectado y se debilita. Así mismo, el entorno de homeoffice o espacios de coworking, con sus posibles distracciones, añaden dificultad para mantener la concentración repercutiendo al final en el rendimiento laboral.

¿Cómo se puede mejorar el compromiso de los participantes y la efectividad de las reuniones?

Explicaban en la Harvard Business Review en su artículo del 2012 Five Ways to Run Better Virtual Meetings las pautas que se deben crear para promover este compromiso:

1. Usar siempre el vídeo: no solamente para mantener la atención de los participantes, sino también para monitorizar su estado de ánimo a través del Lenguaje no Verbal y sus expresiones faciales.

2. Comenzar la reunión por una pregunta que ayude a conectar con las emociones de las personas y ayude a predisponer a la escucha y al buen clima en la reunión. ¿Cómo os sentís estos días? ¿Ha pasado algo importante en vuestras vidas? ¿Cómo estáis viviendo esta situación? ¿Algo positivo que os haya pasado estos días y que queráis compartir?                                           

3. Asignar tareas a las personas: el que controla el tiempo, el que administra el chat de preguntas y respuestas, el que cierra la reunión sintetizando los puntos más importantes, etc.

4. El micro silenciado se utiliza lo menos posible, a no ser que el ruido de fondo sea un inconveniente.

5. Penalizar (siempre con sentido del humor) las multitareas, para así promover el foco dirigido totalmente a la reunión.

Sin embargo, estos consejos, aunque muy beneficiosos y aún aplicables, son del año 2012. Tras la pandemia y el aumento de las reuniones virtuales en las organizaciones se han añadido algunos más, puesto que hablar constantemente en pantalla es mucho más cansado que hablar presencialmente: mirar rostros en imágenes que en determinadas ocasiones son pequeñas, leer documentos en pantalla, las conexiones fallan, los micros tardan en activarse y desactivarse, las charlas pierden fluidez…

Algunas recomendaciones más para mejorar las reuniones virtuales

Entonces, ¿cómo se puede aumentar la efectividad de las reuniones si muchas de los participantes afirman sentirse fatigadas de ellas?

En el libro «La Sorprendente Ciencia de las Reuniones: Cómo Liderar tu Equipo Para Obtener el Máximo Rendimiento» de Steven G. Rogelberg, se realizan algunas recomendaciones para realizar reuniones efectivas:

• Propósito claro y compartido

• Agenda consensuada, orientada específicamente a conseguir este propósito y con solo los participantes necesarios

• Horario de la reunión estrictamente el necesario, siendo escrupulosos en la puntualidad y la hora de fin pactada de la reunión.

Y ¿cómo se puede evitar la fatiga o el cansancio que comentábamos anteriormente?  Según este mismo psicólogo, junto con Katie Kavanagh, Nicole Voss y Liana Kreamer, explica en un artículo del MIT Sloan algunas de las prácticas que podríamos añadir a las anteriormente mencionadas:

• Pedir opinión a los integrantes de las reuniones sobre lo que funciona y lo que no en ellas.

• Cancelar las reuniones innecesarias. Las necesarias que sean más breves (15 minutos es buena opción)

• Utilizar las reuniones para resolver problemas, realizar debates y fomentar la interacción social.

• Llevar a cabo reuniones asincrónicas mediante documentos editables en la nube, con el fin de que el resto de los empleados realicen aportaciones a lo largo del día.

• Hacer descansos durante sesiones largas o consecutivas. Animar al equipo a que se levanten, se estiren o caminen.

• Implementar periodos o días libres de reuniones.

• Moderar y dirigir las videollamadas de manera más activa, moviendo los temas cuando sea necesario y asegurando que todos tengan la oportunidad de participar.

• Si es posible en la plataforma, desactivar la opción de verse a uno mismo y permitir que el uso de la cámara sea opcional para algunas reuniones.

• Y, sobre todo, desde el papel del líder, tomar el pulso del equipo y averiguar qué es lo que mejor le sienta, necesita o prefiere a la hora de realizar estas reuniones.

Cuanto mejor se logren integrar las buenas prácticas de las reuniones virtuales al día a día, forzadas este último año para muchos, más beneficios a corto y largo plazo se conseguirán, tanto para las organizaciones como para los trabajadores, dando un paso adelante en cuanto a conciliación de la vida personal y laboral, al poder flexibilizar el momento y lugar de trabajo.

Conseguir esta adaptación y flexibilidad es lo que más ayudará a ganar efectividad en las reuniones virtuales, y no morir en el intento.