Com gestionar reunions virtuals (i no morir en l’intent)

Un dels grans reptes als quals s’han hagut d’enfrontar tant els líders d’equips com els propis integrants d’aquests després de la Covid-19, és a la pràctica de les reunions virtuals com constant en les jornades laborals de la majoria dels treballadors de les empreses.

Empreses i professionals s’han vist forçats a realitzar un salt exponencial en els seus coneixements, capacitats i recursos digitals, tant en inversió com en l’aprenentatge de l’ús. Plataformes com Skype, Zoom, Hangout, Go to Meeting, Jitsi Meet, Teams han proliferat i millorat les seves prestacions per facilitar una eina imprescindible per a seguir treballant en temps de pandèmia.

Segons múltiples estudis, aquestes reunions han vingut per quedar-se i assumir encara més protagonisme de què tenien abans de l’any 2020. Les organitzacions han d’ajustar-se a aquesta nova realitat que condicionarà no tan sols la valoració de l’exercici laboral, sinó també influirà en els processos de selecció de personal.

Els beneficis de les reunions virtuals

• Són més econòmiques, ja que permeten moltes vegades reduir els pressupostos de les organitzacions destinats a viatges.
• Enforteixen relacions entre les persones que es troben lluny físicament, de manera que unifica l’equip.
• Han donat pas al que s’anomena: nòmades virtuals. Ja no és important la ubicació física per assistir a una reunió per la qual cosa augmenta la integració dels equips que es troben a distància.
• Es poden gravar, de manera que si algun membre d’una reunió no pot assistir la pot visualitzar posteriorment.
• Es poden realitzar petits grups de debat o discussió, aportant agilitat a la presa de decisions, incrementant així la productivitat i efectivitat de les organitzacions.
• I per descomptat, el teletreball en general, sostingut amb les videoconferències i les reunions virtuals, és una oportunitat, ja que facilita la dinàmica normal de treball mitjançant les eines tecnològiques més pioneres.

No obstant això, malgrat aquests beneficis, els líders d’equip també van poder constatar (parlem de la dècada dels 90 quan s’iniciaven aquestes pràctiques) la disminució del compromís dels participants d’aquestes reunions. Aquest compromís disminuïa a causa sobretot de la dificultat en establir relacions personals, de manera que el sentit de pertinença dels empleats es veu afectat i es debilita. Així mateix, l’entorn de HomeOffice o espais de coworking, amb les seves possibles distraccions, afegeixen dificultat per mantenir la concentració repercutint al final en el rendiment laboral.

Com es pot millorar el compromís dels participants i l’efectivitat de les reunions?

Explicaven a la Harvard Business Review en un article del 2012 Five Ways to Run Better Virtual Meetings les pautes que s’han de crear per promoure aquest compromís:

1. Utilitza sempre el vídeo: no solament per mantenir l’atenció dels participants, sinó també per monitorar el seu estat d’ànim a través del Llenguatge no verbal i les seves expressions facials.

2. Començar la reunió per una pregunta que ajudi a connectar amb les emocions de les persones i ajudi a predisposar a l’escolta i al bon clima a la reunió. Com us sentiu aquests dies? Ha passat alguna cosa important en les vostres vides? Com esteu vivint aquesta situació? Alguna cosa positiva que us hagi passat aquests dies i que vulgueu compartir?                                 

3. Assignar tasques a les persones: el que controla el temps, el que administra el xat de preguntes i respostes, el que tanca la reunió sintetitzant els punts més importants, etc

4. El micro silenciat s’utilitza el menys possible, tret que el soroll de fons sigui un inconvenient.

5. Penalitzar (sempre amb sentit de l’humor) les multitasques, per així promoure el focus dirigit totalment a la reunió.

No obstant això, aquests consells, per bé que molt beneficiosos i encara aplicables, són de l’any 2012. Després de la pandèmia i l’augment de les reunions virtuals en les organitzacions s’han afegit alguns més, ja que parlar constantment en pantalla és molt més cansat que parlar presencialment: mirar rostres en imatges que en determinades ocasions són petites, llegir documents en pantalla, les connexions fallen, els micros triguen a activar-se i desactivar-se, les xerrades perden fluïdesa …

Algunes recomanacions més per millorar les reunions virtuals

Llavors, com es pot augmentar l’efectivitat de les reunions si molts dels participants afirmen sentir-fatigades d’elles?

En el llibre “La Sorprendente Ciencia de las Reuniones: Cómo Liderar tu Equipo Para Obtener el Máximo Rendimiento” de Steven G. Rogelberg, es realitzen algunes recomanacions per realitzar reunions efectives:

• Propòsit clar i compartit

• Agenda consensuada, orientada específicament a aconseguir aquest propòsit i amb només els participants necessaris

• Horari de la reunió estrictament el necessari, sent escrupolosos en la puntualitat i l’hora de fi pactada de la reunió.

I com es pot evitar la fatiga o el cansament que comentàvem anteriorment? Segons aquest mateix psicòleg, juntament amb Katie Kavanagh, Nicole Voss i Liana Kreamer, explica en un article de MIT Sloan algunes de les pràctiques que podríem afegir a les anteriorment esmentades:

• Demanar opinió als integrants de les reunions sobre el que funciona i el que no en elles.

• Cancel·lar les reunions innecessàries. Les necessàries que siguin més breus (15 minuts és bona opció)

• Utilitzar les reunions per resoldre problemes, realitzar debats i fomentar la interacció social.

• Dur a terme reunions asincròniques mitjançant documents editables en el núvol, per tal que la resta dels empleats realitzin aportacions al llarg del dia.

• Fer descansos durant sessions llargues o consecutives. Animar l’equip a que s’aixequin, s’estirin o caminin.

• Implementar períodes o dies lliures de reunions.

• Moderar i dirigir les videotrucades de manera més activa, movent els temes quan sigui necessari i assegurant que tots tinguin l’oportunitat de participar-hi.

• Si és possible a la plataforma, desactivar l’opció de veure a un mateix i permetre que l’ús de la càmera sigui opcional per a algunes reunions.

• I, sobretot, des del paper de líder, prendre el pols de l’equip i esbrinar què és el que millor li escau, necessita o prefereix a l’hora de dur a terme aquestes reunions.

Com millor s’aconsegueixin integrar les bones pràctiques de les reunions virtuals al dia a dia, forçades aquest últim any per a molts, més beneficis a curt i llarg termini s’aconseguiran, tant per a les organitzacions com per als treballadors, fent un pas endavant pel que fa a conciliació de la vida personal i laboral, en poder flexibilitzar el moment i lloc de treball.

Aconseguir aquesta adaptació i flexibilitat és el que més ajudarà a guanyar efectivitat en les reunions virtuals, i no morir en l’intent.