¿Cómo colocar a los invitados en una mesa? Presidencias y técnicas de ubicación

Cuando organizamos un acto, ya sea oficial o público no oficial, o incluso privado y familiar, pueden surgir dudas, como, por ejemplo: ¿Quién debe ocupar su presidencia? ¿Qué orden de precedencias podemos aplicar? ¿Qué tipos de ordenación existen?

Desde el Máster Universitario de Comunicación Corporativa, Protocolo y Eventos de la UOC, hemos preparado la siguiente infografía para presentar de forma visual algunas de las diferentes técnicas de ubicación.

Cómo colocar invitados en una mesa

Antes de empezar a ordenar un acto será necesario tener en cuenta quién es el anfitrión. Este concepto, que utilizamos habitualmente en el lenguaje cotidiano, es el que se utiliza también en Protocolo para designar a la persona que promueve, financia y organiza el evento. Habitualmente, la presidencia del acto, es decir, quien tendrá que ocupar su lugar más destacado y de mayor visibilidad, es el anfitrión. Sin embargo, a veces el anfitrión puede decidir ceder la presidencia. Esta cesión es bastante habitual, por ejemplo, en actos corporativos en los que participan autoridades, cediéndose la presidencia a la máxima autoridad presente, aunque no es deseable salvo en casos muy concretos con autoridades de muy alto nivel. Una vez definida la presidencia, será necesario decidir quién se colocará a continuación. Hay que tener en cuenta que la derecha del anfitrión se reserva al invitado de honor, pero, ya partir de ahí, ¿cómo podemos colocar al resto de invitados?

El orden de precedencias es el que nos ayudará, puesto que nos indica el orden jerárquico de ordenación. En el caso de actos oficiales en los que participan autoridades (las personas que ostentan cargos públicos oficiales) es relativamente fácil colocarlas, puesto que el orden de precedencias viene detallado por el RD 2099/1983 y las normativas autonómicas y locales vigentes, siempre teniendo en cuenta la localidad en la que tiene lugar el evento. En cambio, colocar a las personalidades (los cargos privados no oficiales, los líderes de opinión, las figuras relevantes del escenario cultural, social, etc.) no es tan fácil, ya que no vienen reguladas por ninguna normativa. Habrá que establecer los criterios.

Imaginemos un acto público no oficial, por ejemplo, un acto corporativo, donde tengan que participar varios cargos de la propia empresa. Idealmente, consultaríamos el manual de ceremonial corporativo, donde los responsables de relaciones institucionales ya habrían establecido previamente, entre otros aspectos, el orden de precedencia propia de la organización, que seguramente seguirá el propio organigrama corporativo. Sin embargo, ¿qué ocurre cuando hay dos cargos directivos del mismo nivel jerárquico? En este caso, se pueden aplicar varios criterios: orden alfabético, orden de antigüedad, fecha de nombramiento, etc.

Cuando en un acto participan autoridades y personalidades, los responsables de protocolo y relaciones institucionales suelen aplicar la técnica de ‘peinar’ las listas, que consiste en ir intercalando autoridades y personalidades, para que exista un equilibrio.

Por otra parte, en actos corporativos en los que participan autoridades, aunque no existe la obligación de aplicar ninguna normativa para ubicarlos – puesto que se trata de actos públicos no oficiales en los que la ordenación la decide el anfitrión-, suele seguirse el orden de precedencias establecido en las normativas oficiales, ya que facilitan la tarea al propio organizador.

Una vez tengamos configuradas las listas de precedencias, habrá que decidir dónde ubicar físicamente a los invitados, empezando por la presidencia. Generalmente, la persona que ocupa la presidencia del acto se sitúa en el centro, de pie o sentada, mirando de frente al público asistente. A sus lados, colocaremos a las personas que le acompañan y comparten el protagonismo del acto. Tal y como hemos comentado, a la derecha del anfitrión, estará el invitado de honor, y a partir de ahí, colocaremos al resto.

Tipos de presidencias

Cuando nos referimos a las presidencias, hay que tener en cuenta que existen dos tipos de presidencias: la presidencia a una cara y la presidencia a dos caras.

En las presidencias a una cara, podemos optar por varios tipos de ordenación:

• Ordenación en alternancia:

o Presidencia unipersonal: la ejerce una persona que ocupa el centro entre un número impar de integrantes.

o Presidencia bipersonal o compartida: la ejercen dos personas que ocupan el centro entre un número par de integrantes.

• Ordenación correlativa o lineal: en la que los componentes de la presidencia se colocan uno detrás de otro, en “fila india”. De esta forma, el número uno queda más cerca del punto de honor del salón. El último número es el que está más lejos del punto principal del acto. Este tipo de presidencia se utiliza, por ejemplo, en actos de descubrimiento de placas.

• Ordenación mixta: su finalidad es facilitar la visualización. Se aplica cuando se dispone de un salón amplio donde se pueden mezclar los dos tipos de presidencia, la alternativa y la correlativa o lineal.

Por otra parte, las presidencias a dos caras se organizan en torno a una mesa y los miembros se sitúan unos frente a otros. Suelen ser habituales en banquetes, mesas de trabajo y de negociación. Hay dos tipos:

• Presidencia a la inglesa. Donde la presidencia se sitúa en los extremos de la mesa.

• Presidencia a la francesa. Donde la presidencia se sitúa en el centro de la mesa.

Una vez tenemos ubicadas las presidencias en tablas de dos caras, habrá que colocar al resto de invitados. Para ello, podemos aplicar diversas técnicas de ordenación:

• Sistema de las agujas del reloj: con presidencia francesa. Colocaremos a los invitados por orden de precedencia. Primero, en el centro, la primera presidencia. A su derecha, el invitado de honor. A su izquierda, el otro. Seguiremos con el resto de la mesa describiendo un círculo en el sentido de las agujas de un reloj.

• Sistema de las agujas del reloj: con presidencia inglesa. Situaremos cada anfitrión a un lado de la mesa. A ambos lados habrá los dos núcleos principales, que son los invitados de mayor rango. Quedarán pues, en el centro, los invitados de menor rango, al estar más alejados de las presidencias.

• Sistema cartesiano o en aspa. Se distribuye el peso de los invitados principales entre ambas presidencias o entre el anfitrión y el invitado de honor. Si para ordenar con el sistema de las agujas del reloj hacíamos círculos concéntricos a derecha e izquierda de cada presidencia consecutivamente, en el sistema o técnica cartesiana se realiza una cruz en aspa que va de la derecha de la primera presidencia a la derecha de la segunda, y a continuación de la izquierda de la primera a la izquierda de la segunda.

En definitiva, en un acto, identificar quién es el anfitrión, establecer quien ejercerá su presidencia y conocer todas estas técnicas de ceremonial nos permitirán agilizar la colocación de los invitados, evitar conflictos y garantizar que su formato acompaña el mensaje que se quiere transmitir a todos los asistentes.