Los 7 errores más comunes en la organización de eventos

Todo responsable de la organización de eventos tiene por objetivo garantizar el resultado exitosos de un evento. Desde el Posgrado de Gestión de eventos, culturales, deportivos y corporativos repasamos los 7 errores más comunes que pueden ser una piedra para llegar a esta meta.

No comunicar (de forma efectiva) el evento

Uno de los grandes terrores de todos los organizadores de eventos, es que llegue la cita del evento y que no se presente nadie. Esto puede suceder con una mala comunicación. Tanto una comunicación escasa, como una comunicación poco efectiva, no llegaríamos al target del evento, y por lo tanto, estaríamos cosechando un sórdido y desértico evento. No debemos olvidar que la comunicación es uno de los grandes pilares que sustenta el éxito de la organización de eventos. Algunos consejos para no dejar lugar a la suerte: crear expectativas, tener al corriente la prensa, avisa con tiempo, aprovechar os contactos, que personas influyentes participen en el evento y, no dejes atrás las redes sociales.

Olvidar al público objetivo

Otro gran error que se frecuenta en la organización de eventos es no tener el claro, o no tener en cuenta, el público objetivo, en ninguno de los pasos que conforman la creación, planificación y acción del evento. Llegar a todos es como no llegar a nadie. Olvidar este punto es tirar recursos y esfuerzos. ¿De qué serviría que un adicto a la música pop le llegara información de un evento de Ópera? ¿Qué utilidad tendría que una mujer de negocios viera un banner de un evento new age? Los perfiles del público como sus intereses son cruciales a la hora de atraerlos.

Difícil acceso a la información del evento

Los interesados del evento difícilmente llegarán al lugar de la cita si es un laberinto saber la información relevante. Cuando se lleva a cabo la gestión de eventos y no se ofrecen herramientas accesibles que muestran la información del evento, estás desperdiciando muchos asistentes o clientes.
También, por muy fácil que sea llegar a la información crucial, si no está escrito de forma clara, de nuevo, es como desperdiciar tiempo y dinero.
Las redes sociales y la tecnología son un gran aliado para la organización de eventos, no olvides que hay muchísimos recursos para garantizar tu evento.

Olvidar los objetivos y la estrategia (y sin análisis previo)

¿Cuáles son los objetivos? ¿Cuáles son las líneas de actuación a seguir? Tanto los objetivos, como la estrategia para llegar a ellos, son las coordenadas de toda organización de eventos. ¡Ojo! Para gestionar un evento con efectividad debe haber unos puntos clave de acción que responden a un análisis y a un conocimiento previo del público, el terreno, el mercado, etc. Tener un plan sin tener una visión panorámica puede ser un error por partida doble.

No innovar, repetición sin diferencia

No innovar, o bien repetir la fórmula de una antigua edición sin aportar nada nuevo, es un grave error. No genera interés, no tiene valor añadido para tu marca o para el sector que se refiere. Hacer un copia pega de un evento también puede conllevar duras críticas. Si no se es capaz de llegar más allá de lo que se siempre ha hecho, quizá no merezca la pena hacerlo.

No adelantarse a los problemas

Uno de los grandes errores de la organización de eventos es que cuando se está planificando, existe únicamente el PLAN A. Se suele saber que sucederán imprevistos y múltiples circunstancias que se deberán hacer frente, y muchas veces se piensa en la improvisación como solución. Estar preparado a todo lo que venga es vital en la organización de eventos. Ya hay suficiente estrés en la gestión de eventos como para añadir ingredientes que puedan intensificarlo.

No medir el éxito del evento

Una vez ha finalizado el evento, aún no nos podemos olvidar. Se necesita un tiempo (que debe formar parte de la planificación) para medir los resultados en relación a los objetivos marcados.