«Me convierto en la ‘cara’ del festival» Montse Ballesteros

Entrevista a Montse Ballesteros en UOCeventos

Os compartimos una entrevista que ilustra el perfil profesional de uno de los trabajos que más interés despierta dentro de la gestión de eventos: la gestión de invitados. Desde el Posgrado de gestión de eventos sabemos que es un tipo de trabajo que llama realmente la atención. Parte de su encanto es el hecho de poder estar en contacto con personas que te parecen interesantes o que incluso admiras por su talento. Es por ello que entrevistamos a Montse Ballesteros, que se dedica (desde hace 12 años) a la gestión de invitados en festivales de referencia, como lo son el Primavera Sound y la Berlinale, para que nos describiera en qué consiste este trabajo tan llamativo, cómo se desarrolla, qué facetas tiene, qué anécdotas ofrece… para todos aquellos que estén interesados en conocer con más detalle este perfil profesional de la gestión de eventos. Os recomendamos leer (con atención) esta entrevista.

• Traductora de formación y profesión, ¿gestora de invitados también de profesión? ¿Nos puedes contar el puente entre la traducción y la gestión de eventos? ¿Cómo te introdujiste en este terreno profesional?

Considerando que es una labor que realizo desde hace doce años, también puedo afirmar que, parcialmente, me dedico a la gestión de invitados de forma profesional. Empecé a trabajar en la gestión de eventos gracias a que hablaba inglés y alemán y, por qué negarlo, a un golpe de suerte. Una persona que trabajaba en el Primavera Sound le comentó a una conocida que estaban buscando a alguien con idiomas a quien le gustara la música para trabajar con los artistas durante el festival, esta me recomendó, pasé la entrevista y así comenzó todo. Años más tarde, un antiguo compañero del Primavera Sound empezó a trabajar en la gestión de invitados de la sección Panorama de la Berlinale, me pareció muy interesante y envié mi CV al festival para ofrecerme. No resultó a la primera, pero en 2012, al parecer la sección iba a recibir más invitados de lo habitual cuya lengua materna fuera el español, les faltaban colaboradores con este idioma y me llamaron para saber si me seguía interesando el trabajo y comprobar si tendría disponibilidad para trabajar aquel año. Realicé una entrevista telefónica en alemán, inglés y español y aunque nunca antes había trabajado en un festival de cine, gracias a los idiomas que hablaba y a mi experiencia de años, primero en el Primavera Sound (donde un año además estuve al frente del departamento de logística) y más tarde también en el Primavera Club, decidieron que tenía el perfil necesario y me contrataron. Al ser freelance, pude organizarme y hacer un hueco para trasladarme dos semanas a Berlín. Desde entonces he trabajado cada año en la sección Panorama de la Berlinale y me alegra decir que también lo haré en la edición de 2017.

• Concretamente en la actualidad trabajas como artist liaison en el Primavera Sound y gestión de invitados en la Berlinale. Para aquellos que no estén familiarizados, ¿en qué consisten estos campos profesionales? ¿Qué particularidades tiene el protocolo para cada perfil de invitados?

Básicamente, en ambos casos actúo de intermediaria entre la organización del festival y el grupo de música o el equipo de una película durante su estancia en la ciudad. Unos días antes de que dé comienzo el festival, tomo el relevo a las personas que se han encargado de la preproducción de la logística y me convierto en la «cara» del festival (o en our angel, como suelen decir los invitados).

«Durante cada festival me suelen asignar a
dos o tres grupos, dependiendo de sus llegadas
y días de actuación.»

En el Primavera Sound voy a buscar al grupo al aeropuerto y los acompaño hasta el hotel donde se alojarán, donde les ayudo a hacer el check-in. Siempre trabajo con los cabezas de cartel del festival y, en estos casos, hay que tener en cuenta que un grupo de cuatro miembros fácilmente puede estar viajando con más de una treintena de personas, contando a los propios músicos, agentes, representantes, asistentes, equipo técnico, conductores, familiares, etc. Una vez allí, me reúno con el TM (tour manager) o el representante del grupo, le doy sus acreditaciones y repasamos toda la logística de su estancia. Acordamos los horarios de todos sus traslados (a un ensayo, a la prueba de sonido, al montaje de luces y/o escenografía, a la actuación, de vuelta al hotel, de vuelta al aeropuerto, etc.), calculamos cuántos vehículos son necesarios para cada traslado, vemos si hace falta una sillita de bebé en caso de que viajen con algún niño, repasamos el hospitality rider (la lista de los requisitos para que el grupo se sienta cómodo durante su estancia en cuanto a vestuarios, comidas, alergias, bebidas, vehículos para los traslados, parking para los vehículos del propio grupo, etc.) y tratamos las necesidades particulares, la lista de invitados así como las eventualidades de último minuto que no han podido tratarse durante la preproducción. Una vez hemos hecho todo esto, coordino los traslados con el departamento de transporte y las peticiones con el departamento de hospitality y estoy con el grupo en la mayoría de los traslados y durante la prueba de sonido (donde les presento al responsable del escenario) y la actuación para atender cualquier necesidad. En este sentido, he hecho un poco de todo, desde recomendar restaurantes, tiendas, museos, playas, rutas, etc., ir a cambiar moneda o a comprar algún cable o adaptador, buscar una modista para que hiciera unos arreglos a unas prendas, a un fisioterapeuta para dar algún masaje, hacer de intérprete por teléfono porque alguien del grupo ha ido a una peluquería donde no hablan inglés y explicar el corte de pelo que quiere, y muchas cosas más. A veces también he de hacer de intermediaria entre el grupo y el departamento de prensa para alguna entrevista y por algún tema de permisos de grabación. Durante cada festival me suelen asignar a dos o tres grupos, dependiendo de sus llegadas y días de actuación.

En la sección Panorama de la Berlinale, que es la segunda más importante del festival y la mayor en cuanto a número de películas invitadas (en la última edición fueron 50), aunque la misión principal del puesto es básicamente la misma, ser el representante del festival y el primer contacto personal con los invitados, el desarrollo del trabajo es diferente. En alemán, el puesto que ocupo se denomina Gästebetreuer (GB), es decir, asistente o responsable de invitados. También dependiendo de la fecha en la que lleguen los invitados y del estreno de la película así como la nacionalidad de la misma, a cada GB se le asignan entre seis y ocho películas, y la mayoría de las películas cuentan con dos GB, ya que al exhibirse en paralelo y tener un mínimo de cuatro proyecciones cada una, una única persona difícilmente podría encargarse de todo, puesto que al menos uno de los dos GB debe estar presente en las diferentes citas que tiene el equipo de la película. Cuatro días antes del inicio del festival, nos informan de los filmes que nos han sido asignados y empezamos a planificarlo todo. Nos presentamos por correo electrónico a la persona de contacto de cada película, pedimos los vuelos de los invitados para organizar sus traslados desde y hacia el aeropuerto si no los han proporcionado con anterioridad y programamos una cita para reunirnos. En esta reunión, les damos sus acreditaciones, las entradas para el día del estreno y tratamos varios temas: quién estará presente en las proyecciones, cuántos asientos deben reservarse en la sala para el equipo, si el director presentará el film antes de su proyección, quién participará en el Q&A posterior, si necesitan un intérprete y para qué proyecciones en concreto, si alguien necesita una cita para maquillarse, cuál será el punto de encuentro para sus traslados al cine, adónde deberemos llevarles después de la proyección, etc. En el caso de que la película tenga una rueda de prensa, debemos saber quién estará presente y en qué orden se sentarán para poder colocar adecuadamente los carteles con su nombre. También les recordamos las citas a las que están invitados el director, el equipo artístico y los productores de las películas y les damos las invitaciones correspondientes. Las películas más mediáticas, ya sea por quién las dirige o por quién actúa en ellas, cuentan con alfombra roja el día del estreno y requieren de la participación del departamento de protocolo y, a veces, de seguridad. Una vez hemos recabado toda la información necesaria, la trasladamos a nuestros superiores y al responsable de las distintas salas de cine para que todo esté a punto el día del estreno y de las proyecciones a las que asistan los invitados y hacemos la reserva de los vehículos necesarios para los traslados. El día del estreno acompañamos al equipo a un pequeño brindis antes de la proyección y posteriormente al cine correspondiente para que lleguen puntuales y presentarles al responsable de la sala, al intérprete, al presentador, etc. En resumidas cuentas, hacemos las gestiones necesarias para asegurarnos de que los invitados estén donde deben estar a la hora que deban estar y hacer las presentaciones oportunas.

• Este trabajo como artist liaison o gestión de invitados lo llevas desarrollando desde hace más de 12 años. ¿Cómo ha evolucionado este sector? Y ¿Cómo las tecnologías se han integrado en este campo profesional de los eventos?

Como he comentado al principio, solo me dedico al sector de los eventos parcialmente en estas citas anuales de relativamente pocos días, por lo que tampoco puedo dar una respuesta muy informada del sector en general, pero en mi experiencia en estos festivales, cada año he ido observado una mayor profesionalización, protocolos mejor definidos y una mayor concienciación ambiental. Todo esto ha ido acompañado por un aumento del número de festivales y de la oferta de formación específica en las áreas de la gestión cultural y la organización de eventos.

«Tenemos la posibilidad de ser más eficaces
sin estar ligados a un lugar concreto»

En cuanto a las tecnologías, personalmente, creo que la aparición de los teléfonos móviles inteligentes ha revolucionado la forma de trabajar en estos puestos. Antes usábamos principalmente el teléfono fijo y el correo electrónico, por lo general desde una oficina, después se pasó al teléfono móvil y a los mensajes de texto, pero ahora, gracias a los móviles inteligentes, tenemos la posibilidad de ser más eficaces sin estar ligados a un lugar concreto (cabe recordar que en estos trabajos uno se pasa el día de aquí para allá) a la vez que se abaratan los costes al poder ver y contestar tu correo en el móvil y usar aplicaciones como Whatsapp para comunicarse en grupo, otras para comprobar el estado de los vuelos, la meteorología, hacer reservas en línea, programas específicos para reservar los vehículos (en el caso de la Berlinale), etc. Muchos festivales ya cuentan con su propia aplicación oficial, desde la que se pueden comprar entradas, planificar los conciertos o las películas que uno quiere ver, estar al corriente de los cambios que se produzcan, etc.

«Además de la posibilidad de conocer o
estar cerca de creadores a los que admiras»

• Nadie negará que este trabajo suena muy bien, ya que te ofrece la oportunidad de conocer personas realmente talentosas en su campo profesional. ¿Nos podrías contar alguna anécdota que te haga apreciar este tipo de trabajo? ¿Y alguna anécdota que jamás olvidarás?

Además de la posibilidad de conocer o estar cerca de creadores a los que admiras y de descubrir otros muchos que de otro modo no conocerías, me gusta la intensidad que se vive del otro lado del público, entre bambalinas, ver el funcionamiento de todo ese equipo humano y la gran maquinaria que se pone en marcha para compartir la música y el cine con los asistentes. He de admitir que, desde que empecé a trabajar en festivales, a veces asistir a un festival meramente de espectadora me resulta un tanto aburrido.

También me gusta mucho cuando se entrelazan mis diferentes ocupaciones. Por ejemplo, un año me ocupé de los británicos Motörhead en el Primavera Sound y más tarde recibí el encargo de traducir el documental sobre su líder Lemmy para el festival In-Edit; es bastante gracioso traducir una película sobre alguien a quien has conocido en la que aparecen otras personas de su grupo y sus técnicos. En otra ocasión, por mi experiencia en el ámbito de la música, en la Berlinale me asignaron el documental 20,000 Days on Earth, que describe un día en la vida de Nick Cave, a quien había conocido en el Primavera Sound al ocuparme del grupo Grinderman y que vino al estreno en Berlín. Fue muy especial poder ver la película estando él en la sala y asistiendo al Q&A posterior.

Nunca olvidaré el primer año que trabajé. Tuve que ocuparme de los Pixies, grupo que me había gustado muchísimo de joven, y poder ver el concierto desde el escenario y observar aquella marea de asistentes que inundaba el escenario del Poble Espanyol fue muy emocionante. Tampoco olvidaré jamás la vez que tuve que acompañar al otorrino al cantante de un grupo que me gusta mucho para hacer de intérprete, verle la campanilla y comprar lo necesario en la farmacia para que su garganta estuviera a punto para el día de su actuación.

«Que estudie idiomas, ya que le abrirán puertas»

• Para alguien que quiera trabajar en un ámbito similar dentro de la gestión de eventos, ¿qué consejos le darías?

Que estudie idiomas, ya que le abrirán puertas, que se forme en lo posible, que sea muy ordenado y discreto y que intente ofrecerse para trabajar en aquellos eventos que le emocionen. ¡Ah, y que no se olvide de llevar calzado cómodo para todas las idas y venidas en las largas jornadas de un festival!

¡Muchas gracias por participar en la entrevista!