Com organitzar un esdeveniment per les festes de Nadal i Cap d’any en 5 passos
13 de desembre de 2017
S’acosten dies assenyalats on moltes famílies, amics, companys i coneguts celebreu plegats les festes de Nadal i de Cap d’any. Són setmanes d’esdeveniments emotius i retrobaments. Per tots/es aquells que us pregunteu com organitzar un esdeveniment per aquestes dates, us compartim des de UOCeventos una guia bàsica per desenvolupar-lo i sentir-vos satisfets/es amb els resultats.
- Per aquells/es que voleu organitzar un esdeveniment més a gran escala us recomanem aquestes infografies sobre com organizar un esdeveniment en la nostra secció d’eines UOCeventos.
1. Idees i intenció: mapa de ruta
Abans d’executar qualsevol acció, pareu-vos un moment a pensar quina idea d’esdeveniment us agradaria realitzar. És important que tingueu una intenció inicial dibuixada de què voleu desenvolupar i per a qui per tal de poder definir posteriorment com i quan. Aquest serà el vostre mapa, que es pot modificar posteriorment, però és necessari tenir un punt de partida que marqui la trajectòria principal. Què voleu aconseguir amb l’esdeveniment? Per exemple, si es tracta d’un dinar de Nadal, segurament voleu reunir a la família en un dinar, gaudir de bons moments i emportar-vos un bon record. Si esteu una mica confusos, us compartim una infografia sobre eines per prendre decisions. És important que respongueu de forma global a:
- De què tracta l’esdeveniment
- Qui vindrà o qui convidarem
- Per què fer l’esdeveniment i què voleu aconseguir
- Com es desenvoluparà
- Quan s’efectuarà
2. Qui voleu que assisteixi?
Sempre el públic acaba definint el tipus d’esdeveniment que voleu organitzar, o bé, el tipus d’esdeveniment que organitzeu atraurà a un tipus de públic. És imprescindible que tingueu clar quin és el perfil dels assistents, perquè serà determinant per les accions següents que escolliu. Aconseguir satisfer al públic és un èxit garantit. Si es tracta d’un ambient familiar, segur que seleccioneu determinats continguts que si es tracta d’amics o coneguts. Personalitzar un esdeveniment, sigui quina sigui la relació que tingueu amb el públic, és una gran via per a singularitzar la vostra proposta i aconseguir un resultat idoni.Enrecordeu-vos de què si és més aviat una festa privada, és important dotar l’acte de detalls per atraure els assistents. Els reclams d’assistència us poden assegurar arribar als objectius desitjats.
3. Quin pressupost tinc? Quant temps tinc per organitzar-lo?
Feu un desglossament de quants diners disposeu i podeu invertir. Paral·lelament, desglosseu el temps que teniu per invertir en organitzar l’esdeveniment.
4. Personalitzar i planificar l’esdeveniment
Una vegada tingueu clar què voleu fer, per a qui i quins recursos disposeu (temps/diners) per aconseguir-ho, el següent pas és dotar l’esdeveniment de les particularitats que el faran únic. L’esdeveniment ha de respondre a la pregunta “Per què vull assistir?” “Què m’emporto?” “Quina vivència experimentaré?”. Tenir clar que durant el període quan s’efectuï l’acció, han de succeir fets, ja sigui un dinar, un brindis, un regal, un discurs… Segmenteu la durada de l’esdeveniment i organitzeu en el vostre organigrama quines accions voleu que es materialitzin i com ho aconseguireu. Si es tracta d’un dinar familiar, pot ser: l’aperitiu, el menjar, els regals, la decoració, fer ús de la gamificació… per tal que visquin una experiència única durant la jornada. Si és un cap d’any, no ho deixeu a la sort. Doteu l’esdeveniment de singulars propostes. Escolliu aquelles que us semblin interessants i seguidament feu una llista de les necessitats per aconseguir el tipus de trobada que us havíeu imaginat. En tots els casos, allò que vulgueu desenvolupar, ha de ser coherent amb el vostre pressupost i el temps que disposeu. Us recomanem que feu una llista d’allò que necessiteu per a organitzar l’esdeveniment i quan ho aconseguireu, per tal que els dies previs ho tingueu tot controlat.Us compartim algunes idees:
- Banda sonora: com escollir la música per a un esdeveniment
- Per si voleu enriquir l’esdeveniment amb el factor sorpresa i l’originalitat: gamificació, suspens i creativitat per al teu esdeveniment.
5. Comunicació, preparatius i acció:
Desglosseu una estratègia de comunicació adequada i personalitzada per als assistents. Desenvolupeu en la vostra invitació els motius pels quals és important la seva assistència i no s’ho poden perdre. Porteu un control dels convidats confirmats. Us compartim la infografia sobre bones i males pràctiques en la comunicació d’un esdeveniment.Poseu en acció tot allò que havíeu pensat per a l’esdeveniment en consonància amb la planificació. ¡Aquí una guia d’acció! Si ho voleu repetir, no us oblideu d’avaluar els resultats.Extra: No us oblideu d’immortalitzar els moments! Preparar un espai on es poden fer fotos o detalls perquè les persones que assisteixin es puguin emportar un bonic record.
Bones festes i bon any nou!
