Reuniones por Hangouts: ¿Las estamos haciendo correctamente?

Las reuniones por Hangouts, ahora que estamos confinados en casa, se han convertido en una práctica casi diaria en nuestra jornada laboral.

Si bien es cierto que ya estábamos acostumbrados a hacer este tipo de reuniones ―¡que somos la UOC!―, también hacíamos presenciales o incluso manteníamos conversaciones a pie de mesa cuando el tema que había que tratar no requería más que una consulta.

Ahora esto no podemos hacerlo, pero la tecnología, más que nunca, nos permite seguir trabajando y reunirnos de forma virtual: en directo, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Pero ¿las estamos haciendo correctamente, estas reuniones virtuales?

Te dejamos algunas recomendaciones para tener en cuenta:

• Revisa los aspectos más técnicos: antes de acceder a la reunión, comprueba que tu ordenador tiene batería y que el programa funciona correctamente.
• Intenta acceder a la convocatoria de reunión puntualmente, o incluso unos minutos antes, si es posible.
• Recuerda silenciar el teléfono móvil siempre que sea posible, igual que harías en una reunión presencial.
• Evita la multitarea: aparca momentáneamente el resto de cuestiones.
• Asegúrate de que la cámara está situada a la altura de los ojos y ten en cuenta el fondo: si puede ser una pared o un espacio sin distracciones, mejor.
• Si se trata de una reunión con muchas personas, conviene desconectar la cámara para evitar que el sistema se colapse.
• Evita ruidos o interferencias: desconecta el micrófono; aunque no hables, cualquier ruido de fondo puede ser una distracción.
• Para intervenir, recuerda activar el micrófono. En caso de que haya muchas personas en la reunión, también puedes hacerlo mediante el chat.
• Respeta los turnos de palabra: hay que hablar uno detrás del otro y sin interrumpir.
• Evita conversaciones paralelas en las reuniones con muchos participantes; así, no desviarás el objetivo principal de la reunión.
• Intenta mantener la concentración. Los ambientes nuevos a menudo nos desconcentran: que intentar averiguar qué hay encima del mueble de atrás de tus compañeros no te distraiga del objetivo de la reunión. Una buena técnica para no perder el hilo es tomar notas. Esto, además, puede ser útil para recordar más adelante los puntos tratados.

Esperamos que estas recomendaciones te sean útiles. Sobre todo, intentemos ser ágiles: es fácil que las reuniones virtuales se alarguen más de la cuenta, y más teniendo en cuenta el actual contexto de distanciamiento social.