La importància del primer pas: un pla d’onboarding a la teva mida

Sovint, com a experta en Gestió i Desenvolupament de Talent a UOC Corporate, tinc l’oportunitat de reunir-me amb empreses multinacionals, de diferents sectors i activitat, cosa que em permet tenir una visió àmplia de les estratègies i reptes que han d’abordar en el seu dia a dia. Utilitzant aquesta informació, avui m’agradaria parlar d’un tema que preocupa de manera generalitzada a les empreses, als equips de Recursos Humans i als professionals: la digitalització del seu pla d’onboarding.

Objectius i factors a tenir en compte

Quan es dissenya un pla d’onboarding, sigui presencial o digital, es fa amb l’objectiu d’obtenir resultats d’èxit en la integració d’un nou professional a la companyia. Això impacta directament amb els objectius a aconseguir des de diferents prismes:

• Des de la visió de RH, perquè aconsegueix que el nou empleat se senti acompanyat i augmenti el seu nivell d’engagement.

• Des de la visió de l’empresa, perquè escurça el temps d’adaptació a la companyia i al lloc de treball de la nova incorporació.

• Des de la visió del nou empleat, perquè se sent part de la companyia des del principi.

Per això, és important fer una primera parada i analitzar què tenim i on volem ser. Siguem realistes i analitzem en profunditat, tenint en compte les 3 perspectives:

1. Com Empresa: aconsegueix resultats a curt termini i millora de la productivitat.
2. Com RH: aconsegueix professionals més feliços i ambaixadors de marca.
3. Com a professionals: aconsegueix una adaptació ràpida i segura.

Si analitzo l’estatus de les últimes converses amb els meus clients, diria que més del 80% tenen alguna cosa en comú, consideren necessari actualitzar i / o dissenyar el seu programa d’onboarding i tots coincideixen que aquest tipus d’iniciatives han de partir dels departaments de RH. Però també coincideixen que no està en el primer lloc de la seva llista de tasques i moltes vegades ni tan sols la tenen llistada. L’altre 20% d’aquestes empreses són proactives, amb equip dedicat i són conscients de l’impacte que suposen aquest tipus de programes. Són empreses que actuen amb agilitat i estan en constant actualització i moviment.

Per tant, es pot concloure que:

• El pla d’onboarding és una de les assignatures pendents de les empreses.

• Els departaments de RH han de liderar aquest projecte en un temps rècord.

Moltes vegades, es requereixen consultors externs pel temps que s’ha de dedicar i perquè aporten una anàlisi objectiva de la realitat per proposar programes adequats a cada situació i client. Reflexionem per un moment, què fa que un programa d’onboarding tingui èxit? Com aconseguim engagement des que una persona s’incorpora a la nostra empresa? O el que és més complicat avui en dia, com acompanyem als nostres newcomers des de casa?

Recomanacions per a un pla d’onboarding digital

Us plantejo un experiment.

Penseu per un moment, el primer dia del vostre últim lloc de treball. O millor, anem als dies previs a la incorporació. Si haguéssiu de definir aquests moments, quins adjectius utilitzaríeu?

Si la vostra resposta s’associa a adjectius com inquiet, nerviós, ansiós o desorientat, creu-me que el programa d’incorporació no està funcionant en la teva empresa o és inexistent. Si per contra, la teva resposta és tranquil, emocionant, acompanyat o segur, llavors, la teva empresa s’ha preocupat per desenvolupar un programa d’onboarding de qualitat.

Tenint això en compte i per l’experiència que ens caracteritza en el desenvolupament d’aquest tipus de projectes a UOC Corporate, volem proporcionar alguns tips clau sobre com afrontar el disseny i elaboració d’un pla d’onboarding digital:

Tip 1: El context.

Preocupa’t per conèixer el moment en què es troba la teva empresa i si desenvolupa aquest tipus d’iniciatives.

Elabora una anàlisi interna sobre el programa que actualment es porta a terme, si és que existeix.

Reuneix-te amb persones que s’hagin incorporat recentment, un manager directe que hagi tingut alguna incorporació en el seu equip, una persona de l’equip de RRHH o fins i tot una persona de l’equip d’IT.

Investiga, pregunta i descobreix què tens, què funciona i què hauries de modificar per poder dissenyar un pla d’onboarding a mida.

Tip 2: La història.

Si ja coneixes la situació actual, pregunta’t on vols estar.

Defineix les accions que recullen els moments clau en la incorporació d’un nou empleat des de la seva preincorporació fins als sis primers mesos.

Detalla aquestes accions i ordena temporalment, amb coherència per assegurar que el nou empleat se sent acompanyat durant la seva incorporació, s’adapta a l’equip i adquireix els coneixements, habilitats i competències bàsics per exercir el seu paper de forma eficaç.

Tip 3: Els actors.

Determina qui són els personatges principals, els seus rols i funcions dins del programa, així com les fites temporals de cada un d’ells.

Et recomanem que valors la possibilitat d’incloure al responsable directe, a l’equip de RH i un company que li faci sentir com a casa i que li explicarà les regles no escrites, és el que es coneix com a buddy.

Tip 4: L’escenari.

Decideix els recursos i eines multimèdia que vols utilitzar. Sigues realista i utilitza els recursos amb mesura. Recorda, menys és més.

Et recomanem que utilitzis alguns d’aquests recursos com a part del teu pla: guies i check list perquè els actors protagonistes sàpiguen què s’espera d’ells i què han de fer en cada moment, infografia del journey, plantilles dels missatges, mòduls scorm de continguts, webseries per aconseguir un efecte impactant, per exemple si vols transmetre els valors de la teva companyia, animacions que promoguin la interactivitat amb continguts clau, scaperoom virtual si vols promoure el treball en xarxa, microlearning si necessites que coneguin continguts de forma ràpida, chatbot amb les principals faq’s o packs de benvinguda si vols obsequiar amb marxandatge de l’empresa.

Tip 5: La posada en escena

És l’hora de la veritat, ha arribat el moment del llançament:

Assegura’t que allò que has creat té un sentit pedagògic i està alineat als reptes estratègics de la companyia.

Dóna-ho a conèixer a l’empresa, dissenya un bon pla de comunicació.

Utilitza tots els recursos tecnològics que tens a disposició per fer-ho: la plataforma, la intranet o xat d’empresa, són alguns exemples.

Envolta’t de persones que t’ajudin amb la posada en marxa i coordina les tasques i temps amb tots ells. No oblidis que tu ets la peça clau i has d’assegurar-te de la implementació del pla dins el termini i en la forma escaient.

Tip 6: El resultat final.

Troba moments de feedback amb el nou empleat. Proposa reunions curtes de 15 minuts, escriu un correu per saber com està, esmorza amb ell/a per xerrar de forma distesa.

Recull tots els comentaris un document que et permeti valorar el programa d’onboarding en el seu conjunt i actuar en conseqüència.

En conclusió, recorda que el programa d’onboarding de la teva companyia és el primer impacte de la nostra nova incorporació, és el primer que veu i sent, és una persona que ens ha triat per desenvolupar el seu rol professional amb nosaltres, que espera sentir-se acompanyat des del primer moment, així que dedica-li temps al desenvolupament del pla i si no pots, demana ajuda!

Un pla d’onboarding comporta grans beneficis, aprofita’t i guanya!