5 pasos para una comunicación escrita eficaz

Los textos informan, resumen, notifican, recopilan, invitan, persuaden a través de la comunicación escrita. ¡Cuántas cosas nos permiten expresar! Pero no podemos olvidar que escribir es mucho más que juntar letras: escribir es representar ideas, expresar pensamientos, emociones. Escribir es comunicar.

Comunicar con eficacia no es tarea sencilla. El mensaje que construye el autor en su texto es interpretado y reconstruido por el destinatario según sus propias pautas, que no siempre coinciden con la intención del escritor. Y aquí radica la dificultad, en hacer que el mensaje llegue al lector de la manera más fidedigna posible.

Por eso es básico que quien escribe se plantee varias cuestiones antes de comenzar su tarea, especialmente si el texto reviste cierta trascendencia. Veamos cuáles son los pasos para una buena comunicación escrita:

1- ¿Por qué escribo?

Toda acción comunicativa debe tener, al menos, un objetivo claro y conciso. Este es el punto de partida sobre el que se construye todo lo demás. En el caso de un texto escrito la finalidad puede ser informar, invitar, certificar, instruir, etc. Definirla es el primer paso.

2- ¿A quién escribo?

Quién o quiénes serán los receptores del texto, qué conocimiento tienen del idioma, del tema a tratar, qué respuesta se espera de ellos. La identificación de la audiencia condicionará otros aspectos, como el registro del lenguaje, el nivel léxico, el formato, o el grado de formalidad.

3- ¿Qué papel desempeña en la emisión del texto?

El redactor debe tener claro cuál es su rol, en calidad de qué escribe. Puede actuar a título personal, en representación de terceros (un cliente, una entidad…) o como mero transmisor de una notificación. El tono del escrito no será el mismo en unos casos que en otros y el nivel de responsabilidad sobre lo que se escribe tampoco.

4- ¿Qué formato debo elegir?

Dependiendo de las respuestas a las cuestiones anteriores, se elegirá para el texto un formato diferente, con un cuidado diseño, que en cada caso será distinto: una carta, un informe, una invitación, un e-mail, un saluda, etc. El propio formato también transmite un mensaje paralelo de mayor o menor formalidad, interés y credibilidad.

5- ¿Cuáles son las ideas que quiero comunicar?

Y por fin llegamos a la transmisión de las ideas. Estas deben expresarse de la manera más concisa posible, ordenadas y jerarquizadas de mayor a menor importancia. Así se garantiza que, en caso de que el destinatario desista de la lectura en las primeras líneas, al menos habrá recibido el mensaje que el autor considera más relevante.

La comunicación escrita cobra vital importancia en la correspondencia, que se convierte en un transmisor de la identidad, la imagen y la credibilidad de quien escribe y de la marca a la que representa. Por eso es imprescindible que el profesional encargado cuente con los conocimientos necesarios para tratar material tan sensible.

Si quiere saber más sobre comunicación escrita, consulte el “Manual de Comunicación Escrita en Ceremonial y Protocolo” que publica Editorial Síntesis. Una guía práctica que ofrece modelos y explica paso a paso cómo elaborar cartas, invitaciones, notas de prensa, programas, etc.