La conversió virtual del congrés SEFAC 2020, un repte d’èxit
27 juliol, 2021
Patricia Capel Garcia, estudiant del Màster, ens explica com va participar en la transformació d’aquest estiu a causa de la COVID-19
El IX Congrés de Farmacèutics Comunitaris, organitzat per SEFAC, va tenir lloc del 19 al 22 d’octubre, amb una durada d’un dia més en comparació a les edicions anteriors i presencials. Sota el lema “Haciendo lo difícil consigues lo imposible” (Ezina Ekinez Egina, en euskera), l’organització va posar en marxa una nova estratègia a conseqüència de la situació sanitària de la COVID-19 i va apostar per la digitalització dels continguts, amb recursos de qualitat de la mà de científics i professionals internacionals. A causa de la necessitat de transformar la producció dels esdeveniments, el format virtual va comptar amb la participació d’experts en el sector de qualsevol part del territori en una plataforma creada especialment per a la celebració de l’acte. Gràcies a l’accessibilitat d’aquesta primera edició virtual, els assistents van guanyar protagonisme a l’hora de decidir on, quan i com interactuar amb els continguts, un aspecte que dinamitza i atrau a tots els públics en un context convuls i canviant que va prioritzar la seguretat com a eix central de l’acte.
La comunicació 100% en línia va permetre executar les activitats previstes i assolir els objectius organitzacionals. Les xifres són un indicatiu clar: 2.688 congressistes, 25.224 assistents, 31.610 visites a l’exposició comercial i 587.000 impressions a la xarxa acompanyades del hashtag #SEFACvirtual2020. Dades que evidencien que mantenir la interacció amb els participants durant tot l’esdeveniment va ser una tàctica clau per difondre els missatges del congrés. Entre els punts forts que situen aquest novè congrés en un cas d’èxit pel que fa a l’adaptació de l’acte en un entorn virtual del tot es troben els xats grupals i individuals, les votacions, els tallers i la sala de networking. A més, els congressistes van disposar d’accessibilitat a un mapa virtual per veure i contactar a temps real amb altres participants, activitats de ludificació com zona de photocall i l’acompanyament d’un equip tècnic de suport per resoldre qualsevol incidència. En definitiva, totes les necessitats van quedar cobertes amb una producció que va aprofitar els recursos tècnics i materials per garantir que no es perdés l’essència de l’acte.
Simulant el hall real del congrés, com a les edicions anteriors, els assistents van disposar d’un accés intuïtiu a tots els elements de la plataforma. Mitjançant els avatars (que reproduïen les característiques físiques de les persones), els assistents podien identificar-se, de manera que la presència dels usuaris es feia visible pels altres assistents. Des de la comoditat que ofereix la plataforma de l’esdeveniment, la informació es va plasmar de manera senzilla i estructurada, amb predominança del vermell, el blanc i el negre com a colors de l’entitat amfitriona. Els valors de la SEFAC (compromís, coneixement, cooperació, innovació, integritat, lideratge i transparència) es van deixar veure en un esdeveniment atractiu i pensat completament per l’assoliment dels objectius i l’experiència de l’usuari. L’escenografia i la decoració de l’esdeveniment virtual van anar en línia amb la identitat visual corporativa de la SEFAC i va ser, sense dubte. Representant el Palau Euskalduna de Bilbao, el públic es va trobar amb un complex virtual que pretenia representar una imatge realista del congrés, on no van mancar els logotips de les entitats col·laboradores i patrocinadors, la decoració amb plantes i la llum natural en un format 3D. Cal destacar que, en relació amb l’escenografia, també feia la sensació d’un espai de grans dimensions amb mobiliari col·locat de forma harmoniosa, on l’assistent va disposar d’un gran ventall de recursos per explorar, amb l’objectiu de presentar la imatge d’un esdeveniment estatal i de prestigi. Els colors també van tenir un rol important, ja que tots els escenaris estaven determinats per una paleta de tons marrons, verds i clars, proporcionant una sensació de tranquil·litat i modernitat, en sintonia amb els continguts a tractar en el congrés. D’altra banda, el vermell corporatiu es va utilitzar en major mesura per la senyalització i els apartats a destacar del web, amb una acció estimulant sobre els públics.
El logotip de la SEFAC es podia localitzar fàcilment a la part inferior de la pàgina web. A diferència d’aquest, el del congrés apareixia reiteradament en el contingut de la plataforma, com ara a la samarreta de la presidenta del comitè organitzador, Sonia Sáenz de Buruaga, o bé als espais virtuals disponibles per a l’usuari. És un fet indiscutible que comptar amb un logotip visualment agradable, senzill, modern i dissenyat exclusivament per l’ocasió és una eina de comunicació potent. Com bé he esmentat anteriorment, l’eslògan “Ezina Ekinez Egina” en euskera no només va permetre la transmissió dels valors de l’entitat sinó que va permetre llençar un missatge de positivitat en l’actual context social i sanitari. Com a recursos audiovisuals que es podria emprar també pel context social i sanitari del moment, una idea encertada per la justificació de la tria del programa d’activitats. Com a recursos audiovisuals, els usuaris del SEFAC virtual van gaudir de vídeos amb música i altres elements interactius que si més no, van caracteritzar el congrés de ritme i dinamisme.
En conclusió, comparant l’acte virtual amb els presencials de les edicions passades (com el que es va celebrar l’any 2018 a Alacant), s’accentua com s’han buscat noves formes per assolir els objectius. El gran nombre de recursos audiovisuals, la diversificació de continguts de qualitat, la interactivitat de l’usuari, la seguretat i la perdurabilitat en el temps que comporta un acte d’aquestes característiques suposarà un punt d’inflexió per a les futures edicions de la SEFAC i perquè no, per a la resta d’entitats que apostin per una producció innovadora dels esdeveniments de la mà dels beneficis que comporta la virtualitat.
