Entrevista a Julia Gil, directora de Treball Final de Màster

“És important tenir en consideració el protocol dins l’organització”

Màster en Direcció, Producció, Escenografia i Disseny d’Actes i Organització d’Esdeveniments per la Universitat Camilo José Cela (UCJC). Exerceix com a Community Manager a la fundació UNED, Responsable de Relacions Externes i Protocol del Real Jardí Botànic. Col·laboradora als Estudis d’Organització d’Esdeveniments i Protocol de la UCJC, de la Universitat Miguel Hernández (UMH) i en el Màster universitari en Comunicació corporativa, Protocol i Esdeveniments de la UOC.

• Com explicaries als nostres alumnes en què consisteix el protocol i perquè és important tenir-lo en consideració dins d’una organització?

Explicar en què consisteix en protocol tal i com jo el visc és molt senzill, ho he tingut clar des dels meus inicis professionals a la Universitat Politècnica de València. El protocol és una ajuda, és l’eina que utilitzem per a que tot el món conegui què ha de fer en qualsevol situació.

És important tenir-lo en consideració dins una organització perquè facilita les relacions entre els diferents estaments de l’organització, afavoreix les relacions externes i millora la comunicació corporativa.

• Fins a quin punt consideres el protocol estratègicament rellevant per al correcte funcionament de l’organització?

Els departaments de protocol estan assignats als gabinets de presidència o de direcció tant a les empreses privades com a es públiques. La seva tasca d’assessorament va més enllà de l’atenció a la figura del president, o del ministre. La seva tasca és demandada pels diferents equips de l’organització quan es planteja alguna situació rellevant en matèria d’organització d’esdeveniments, relacions institucionals i comunicació, entre d’altres.

• Podries detallar, breument, algunes de les funcions dins el Departament de Protocol als gabinets dels ministres de l’Estat?

Les funcions principals que es duen a terme al departament de Protocol del gabinet d’un ministre se centren fonamentalment en gestionar la presència del ministre als actes programats a la seva agenda. Això suposa des de coordinar el programa de l’acte, supervisar l’assistència de les persones que l’acompanyen, atendre les necessitats d’aquesta assistència, el que comporta en moltes ocasions, a més resoldre trasllats i allotjaments adequats a tota la delegació.

• Quins reptes creu que té la figura del Community Manager en l’àmbit de la comunicació?

Tinc l’acreditació de Community Manager perquè em sembla un valor afegit per a la professió d’Organització d’Esdeveniments i Protocol. A més, crec que es tracta d’una eina fonamental a l’estratègia de comunicació de qualsevol empresa i aquí és important, com ocorre amb la nostra disciplina, que aquestes posicions es nodreixin amb professionals especialistes i formats en la matèria.

Són instruments que amb el tractament adequat i, el que els fa més atractius si hi cap, amb un mínim d’inversió, aconsegueixen posicionar la imatge de l’organització a les millors posicions del seu sector. Es tracta d’una disciplina recent, en permanent transformació, a la qual cada dia apareixen nous instruments de millora; per tot això em sembla que el repte fonamental és reconèixer el valor d’aquesta disciplina, saber donar-li el tractament adequat i procurar que aquestes posicions les ocupin professionals acreditats.

• Com ja sabràs, l’AEP i la UOC van signar el passat febrer un acord de col·laboració en el que es pretén impulsar la formació dels alumnes en l’àmbit del protocol. Quina seria la teva recomanació als futur professionals del sector?

Als futurs professionals del sector, la meva recomanació és que siguin això: “professionals”, amb les seves connotacions acadèmiques i d’excel·lència.

Afortunadament, des de fa uns anys tenim reconeguda oficialment la disciplina acadèmica, ara hem d’aconseguir junts el reconeixement professional. Crec que pertànyer a una associació professional, com l’AEP, és un gran pas fins arribar a conformar en un futur el Col·legi Professional.