Com col·locar els convidats en una taula? Presidències i tècniques d’ubicació

7 desembre, 2021
ubicacion-invitados-mesa-presidencias UOC Imagen de Benjamin Child (Unsplash).

Quan organitzem un acte, sigui oficial o públic no oficial, o inclús privat i familiar, ens poden sorgir dubtes, com ara: qui ha d’ocupar-ne la presidència? Quin ordre de precedències podem aplicar? Quins tipus d’ordenació existeixen?

Des del Màster universitari de Comunicació Corporativa, Protocol i Esdeveniments de la UOC, hem preparat la següent infografia per a presentar de manera visual algunes de les diferents tècniques d’ubicació.

Com col·locar convidats a una taula

Abans de començar a ordenar un acte caldrà que tinguem en compte qui n’és l’amfitrió. Aquest concepte, que emprem habitualment en el llenguatge quotidià, és el que s’utilitza també en Protocol per a designar a la persona que promou, finança i organitza l’esdeveniment. Habitualment, doncs, la presidència de l’acte, és a dir, qui n’haurà d’ocupar el lloc més destacat i de major visibilitat, és l’amfitrió. Tot i així, de vegades l’amfitrió pot decidir cedir la presidència. Aquesta cessió és força habitual, per exemple, en actes corporatius on participen autoritats, cedint-se la presidència a la màxima autoritat present, tot i que no és desitjable a excepció de casos molt concrets amb autoritats de molt alt nivell. Una vegada definida la presidència, però, caldrà decidir qui es col·locarà a continuació. Cal tenir en compte que la dreta de l’amfitrió es reserva al convidat d’honor, tanmateix, i a partir d’aquí, com podem col·locar a la resta de convidats?

L’ordre de precedències és el que ens ajudarà, ja que ens indica l’ordre jeràrquic d’ordenació. En el cas d’actes oficials en els quals participen autoritats (les persones que ostenten càrrecs públics oficials) és relativament fàcil col·locar-les, perquè l’ordre de precedències ve detallat per l’ RD 2099/1983 i les normatives autonòmiques i locals vigents, sempre tenint en compte la localitat en la qual té lloc l’esdeveniment. En canvi, col·locar a les personalitats (els càrrecs privats no oficials, els líders d’opinió, les figures rellevants de l’escenari cultural, social, etc.) no és tan fàcil, ja que no venen regulades per cap normativa. Caldrà establir els criteris.

Imaginem-nos un acte públic no oficial, per exemple, un acte corporatiu, on hagin de participar diversos càrrecs de la mateixa empresa. Idealment, consultaríem el manual de cerimonial corporatiu, on els responsables de relacions institucionals ja haurien establert prèviament, entre altres aspectes, l’ordre de precedència pròpia de l’organització, que segurament seguirà el propi organigrama corporatiu. Tot i així, què passa quan hi ha dos càrrecs directius del mateix nivell jeràrquic? En aquest cas es poden aplicar diversos criteris: ordre alfabètic, ordre d’antiguitat, data de nomenament, etc.

Quan en un acte hi participen autoritats i personalitats, els responsables de protocol i relacions institucionals solen aplicar la tècnica de ‘pentinar’ les llistes, que consisteix a anar intercalant autoritats i personalitats, perquè existeixi un equilibri.

Per altra banda, en actes corporatius en què participen autoritats, malgrat que no existeix l’obligació d’aplicar cap normativa per a ubicar-los – ja que es tracta d’actes públics no oficials en què l’ordenació la decideix l’amfitrió-, se sol seguir l’ordre de precedències establert a les normatives oficials, ja que faciliten la tasca al mateix organitzador.

Una vegada tinguem configurades les llistes de precedències, caldrà decidir on ubicar físicament els convidats, començant per la presidència. Generalment, la persona que ocupa la presidència de l’acte se situa al centre, de peu o asseguda, mirant de enfront del públic assistent. Als seus costats, hi col·locarem a les persones que l’acompanyen i comparteixen el protagonisme de l’acte. Tal i com hem comentat, a la dreta de l’amfitrió, hi haurà el convidat d’honor, i a partir d’aquí, col·locarem a la resta.

Tipus de presidències

Quan ens referim a les presidències, cal tenir en compte que hi ha dos tipus de presidències: la presidència a una cara i la presidència a dues cares.

Tipus de presidències

En les presidències a una cara, podem optar per diversos tipus d’ordenació:

  • Ordenació en alternança:
    • Presidència unipersonal: l’exerceix una persona que ocupa el centre entre un nombre imparell d’integrants.
    • Presidència bipersonal o compartida: l’exerceixen dues persones que ocupen el centre entre un nombre parell d’integrants.
  • Ordenació correlativa o lineal: en la qual els components de la presidència es col·loquen l’un darrere de l’altre, en “fila índia”. D’aquesta manera, el número u queda més a prop del punt d’honor del saló. L’últim número és el que queda més lluny del punt principal de l’acte. Aquest tipus de presidència es fa servir, per exemple, en actes de descobriment de plaques.
  • Ordenació mixta: que té com a finalitat facilitar la visualització. S’apliquen quan es disposa d’un saló ampli, on es poden barrejar els dos tipus de presidència, l’alternativa i la correlativa o lineal.

Per altra banda, les presidències a dues cares s’organitzen entorn d’una taula i els membres se situen els uns enfront dels altres. Solen ser habituals en banquets, taules de treball i de negociació. N’hi ha de dos tipus:

  • Presidència a l’anglesa. On la presidència se situa als extrems de la taula.
  • Presidència a la francesa. On la presidència se situa al centre de la taula.

Una vegada tenim ubicades les presidències en taules de dues cares, caldrà col·locar a la resta de convidats. Per a fer-ho, podem aplicar diverses tècniques d’ordenació:

Tècniques d’ordenació
  • Sistema de les agulles del rellotge: amb presidència francesa. Col·locarem els convidats per ordre de precedència. Primer, al centre, la primera presidència. A la seva dreta, el convidat d’honor. A la seva esquerra, l’altre. Seguirem amb la resta de la taula tot descrivint un cercle en el sentit de les agulles d’un rellotge.
  • Sistema de les agulles del rellotge: amb presidència anglesa. Situarem cada amfitrió a un costat de la taula. A banda i banda hi haurà els dos nuclis principals, que són els convidats de més rang. Quedaran doncs, al centre, els convidats de menys rang, en estar més allunyats de les presidències.
  • Sistema cartesià o en aspa. Es distribueix el pes dels convidats principals entre les dues presidències o entre l’amfitrió i el convidat d’honor. Si per ordenar amb el sistema de les agulles del rellotge fèiem cercles concèntrics a dreta i esquerra de cada presidència consecutivament, en el sistema o la tècnica cartesiana es realitza una creu en aspa que va de la dreta de la primera presidència a la dreta de la segona, i a continuació de l’esquerra de la primera a l’esquerra de la segona.

En definitiva, en un acte, identificar qui n’és l’amfitrió, establir qui n’exercirà la presidència i conèixer totes aquestes tècniques de cerimonial, ens permetran agilitzar la col·locació dels convidats, evitar conflictes i garantir que el seu format acompanya al missatge que es vol transmetre a tots els assistents.

(Visited 202 times, 1 visits today)
Comentaris
Deixa un comentari