Aida de la Mata, graduada i event planner a la segona universitat més gran del Canadà

Aida de la Mata, recent graduada del Màster universitari de Comunicació Corporativa, Protocol i Esdeveniments de la UOC, ens explica la seva experiència professional com a Event Planner a la University of British Columbia (UBC), la segona universitat més gran del Canadà i uns dels reclams de la ciutat de Vancouver. Amb el Màster de Comunicació Corporativa, Protocol i Esdeveniments a la butxaca i amb quatre anys d’experiència a Barcelona com a responsable de comunicació en una fundació privada em sentia molt empoderada per cercar noves oportunitats laborals internacionals.

Vaig decidir que tenia ganes de fer un gran canvi: marxar al Canadà, en concret Vancouver, una ciutat molt atractiva pel sector dels esdeveniments. Buscava una experiència internacional, per l’idioma, pel reconeixement i per observar i aprendre de les diferències culturals en aquest sector. Aviat farà cinc mesos que treballo al departament de relacions institucionals i esdeveniments del campus de la UBC Robson Square.

Formo part d’un equip d’onze persones que vetllem per la logística i l’organització de tots els esdeveniments que se celebren al nostre campus. En total gestionem 32 sales, amb capacitats que varien des de les 8 persones fins a l’auditori, que té una capacitat de 240 persones. El nostre gran objectiu és maximitzar l’ús de les sales i donar cabuda a tots els esdeveniments que es volen organitzar al campus.

Un fet peculiar és que de mitjana treballem amb uns 6-8 mesos d’antelació, és a dir, la majoria de sol·licituds que actualment rebem són per actes que se celebraran entre el febrer i l’abril del 2020. Clar que a vegades hi ha qui es desperta a última hora i fa una reserva d’un dia per l’altre. Les reserves “last minute” són sovint les més desafiants, ja que cal tramitar tota la documentació i coordinar tots els departaments involucrats i preparar el staff en molt poques hores. De mitjana, cada coordinador gestiona uns deu esdeveniments a la setmana.

La comunicació interna és la clau de l’èxit. Per a coordinar-nos amb el proveïdor de càtering, el d’audiovisuals, el de mobiliari, seguretat i l’equip de muntatge de sales utilitzem un software intern. Fem reunions diàries intradepartamentals molt curtes i reunions setmanals interdepartamentals. Així podem harmonitzar fins a cinc o sis persones de sub-departaments diferents que treballem pel mateix esdeveniment. Aquesta és la meva primera experiència en un recinte d’esdeveniments (el que en el sector es coneix com a venue, de l’anglès).

Per a mi està sent molt enriquidor veure la diversitat i la gran quantitat de clients amb qui treballem diàriament, sempre adaptant cada una de les seves necessitats a les nostres instal·lacions i als nostres serveis. Més enllà de la ubicació i les instal·lacions, el valor afegit que oferim és que a l’equip hi ha tres event planners que oferim suport en la planificació i l’organització.

Sovint el client està molt perdut o té poca experiència en gestió d’esdeveniments. Nosaltres l’assessorem pel que fa a temporització, requeriments d’audiovisuals, configuració de sales, protocol, seguretat, càtering, senyalització, entre d’altres. En tot el procés, em satisfà molt veure el retorn de la meva experiència prèvia i el coneixement adquirit durant el màster.