P3.express o como seguir aligerando la gestión de proyectos

21/03/2023
P3.express para la gestión de proyectos Foto: Unsplash.

(Més avall trobareu la versió en català d’aquest contingut: P3.express o com continuar alleugerint la gestió de projectes.)

Para las personas que no viven los proyectos en el día a día, puede parecer que los modelos de gestión no evolucionan y que ya “está todo inventando”. De hecho, es cierto que tenemos una guía que está muy extendida, el PMBOK® (publicada en el lejano 1996), que se ha consolidado como el estándar de facto para la gestión de cualquier tipo de proyectos. Pero también es cierto que a lo largo de estos años se ha seguido trabajando desde diferentes comunidades en el diseño de metodologías más sencillas. En ese sentido, hace unos meses os hablamos de PM2. Y hoy nos gustaría hacerlo de P3.express, otra de las recientes y que va en esa misma línea. 

P3.express pone mucho foco en la simplicidad y está orientada hacia una planificación y entrega ágiles. Por eso, sus procesos buscan resultados rápidos, una comunicación directa y clara, y la mejora continua. Y, de la misma forma que las metodologías ágiles se basan en los 12 principios del Agile Manifesto, P3.express propone sólo 6 principios de gestión (¿alguien da menos?), que defiende como de amplia aplicación más allá del propio P3, y que bautiza, no sin cierta gracia, como Principios Casi Universales de los Proyectos (NUPP).

Fijándonos en la representación gráfica del método, lo primero que salta a la vista es que su diseño es tan simple como su uso: sólo hay 7 grupos en los que se organizan 33 actividades. Dos de estos grupos son lineales y suenan a Waterfall (al principio y final del proyecto), y tres son cíclicos y suenan a Agile (mensual, semanal y diario). Sin entrar en su detalle, se pueden resumir como:

  • Iniciación del proyecto. Está formado por las actividades en las que se describe el proyecto, se asientan las líneas base, se identifican los stakeholders… y se toma la decisión de comenzar (o no) el proyecto.
  • Gestión mensual. Comienza con varias actividades en las que se revisa el plan y  se decide si es el momento de seguir o terminar el proyecto. Al final del ciclo mensual, hay otras actividades en las que se evalúa la satisfacción de las partes y se incorporan las lecciones aprendidas.
  • Gestión semanal. Está formado por las actividades en las que se mide e informa el rendimiento, los desvíos y se realiza la comunicación oportuna.
  • Gestión diaria. Tiene sólo dos actividades, orientadas a gestión de riesgos, cambios y aceptación de los entregables que estén terminados.
  • Cierre del proyecto. Aquí se entregan los resultados y se documenta. Nos ha gustado mucho un detalle que refleja la importancia que concede a las personas del proyecto: hay una actividad que se llama “Celebrar”, que propone realizar un evento “memorable y agradable” con todo el equipo. 
  • Gestión post-proyecto. Está formado por tres actividades que marcan una diferencia importante con otras metodologías: el objetivo es buscar nuevas ideas a partir del proyecto finalizado, es decir, aprovechar para innovar a partir de estos resultados y evaluar regularmente los beneficios del proyecto (esta evaluación de los beneficios alcanzados es, posiblemente, uno de los puntos más relevantes). No tiene nada que ver con aquello habitual en otras metodologías de “buscar lecciones aprendidas” para aplicar en otros proyectos, ya que esto, en P3.express, se realiza en la gestión mensual.

Una cosa que creemos que P3.express consigue con esta combinación Agile y Waterfall es dar forma clara a las ideas intuitivas asumidas sobre gestión de proyectos (especialmente en el trabajo en ciclos cortos) y poner en relieve la necesidad del feedback rápido y la oportunidad de mejora continua integrada a lo largo de toda la vida del proyecto. Y una cosa que seguro gustará a la mayoría es su apuesta por una documentación mínima: sólo cuatro documentos. Son realmente pocos, pero, eso sí, fijan y exigen lo mínimo relevante que debe quedar escrito porque es útil (algo que es un antídoto a la pereza que, en general, documentar genera a los/as gestores/as de proyectos).

Parece claro, pues, que P3.express no cuestiona lo que ya había, sino que lo intenta aligerar, seleccionando lo que considera mejor de otras propuestas (un empeño común a las otras metodologías ligeras que se están proponiendo en los últimos tiempos, como PM2). Además, surge de una comunidad abierta (su licencia es Creative Commons) y está patrocinado por el programa Erasmus+ de la Unión Europea. Esto nos parece tan prometedor que hemos querido hacer una pequeña contribución a su difusión participando en la revisión de su traducción al catalán [1]. Veremos hasta qué punto P3, con su minimalismo [2], se abre camino. Y, sobre todo, si nos facilita enfocarnos a nuestros dos intereses esenciales: tener clientes más felices con el resultado de nuestros proyectos, y facilitar un aprendizaje más eficaz de los básicos de nuestra disciplina.


Referencias:

[1]. De nuevo la incombustible Elisabet Duocastella, docente y profesional vinculada con nuestro grado de Ciencia de Datos, ha sido la que ha liderado esta traducción. 

[2]. Si visto lo anterior, os sigue pareciendo una gestión algo sobredimensionada para vuestro tipo de proyectos, tenéis una versión aún más reducida, P3.micro, que se presenta como adecuada para microproyectos con equipos entre 1 y 5 integrantes. Y, si os gusta este minimalismo, quizá os interese saber que, para la gestión de múltiples proyectos, están trabajando en otras propuestas PN.express sobre gestión de programas y gestión de portafolios.

P3.express o com continuar alleugerint la gestió de projectes

Per a les persones que no viuen els projectes en el dia a dia, pot semblar que els models de gestió no evolucionen i que ja “està tot inventant”. De fet, és cert que tenim una guia que està molt estesa, el PMBOK® (publicada en el llunyà 1996), que s’ha consolidat com l’estàndard de facto per a la gestió de tota mena de projectes. Però també és cert que al llarg d’aquests anys s’ha continuat treballant des de diferents comunitats en el disseny de metodologies més senzilles. En aquest sentit, fa uns mesos us vam parlar de PM2. I avui ens agradaria fer-ho de P3.express, una altra de les recents i que va en aquesta mateixa línia. 

P3.express posa molt focus en la simplicitat i està orientada cap a una planificació i lliurament àgils. Per això, els seus processos busquen resultats ràpids, una comunicació directa i clara, i la millora contínua. I, de la mateixa forma que les metodologies àgils es basen en els 12 principis de l’Agile Manifesto, P3.express proposa només 6 principis de gestió (algú en dóna menys?), que defensa com d’àmplia aplicació més enllà del mateix P3, i que bateja, no sense certa gràcia, com Principis Gairebé Universals dels Projectes (NUPP).

Fixant-nos en la representació gràfica del mètode, el primer que salta a la vista és que el seu disseny és tan simple com el seu ús: només hi ha 7 grups en els quals s’organitzen 33 activitats. Dos d’aquests grups són lineals i sonen a Waterfall (al principi i final del projecte), i tres són cíclics i sonen a Agile (mensual, setmanal i diari). Sense entrar en el seu detall, es poden resumir com:

  • Iniciació del projecte. Està format per les activitats en les quals es descriu el projecte, s’assenten les línies base, s’identifiquen els stakeholders… i es pren la decisió de començar (o no) el projecte.
  • Gestió mensual. Comença amb diverses activitats en les quals es revisa el pla i es decideix si és el moment de seguir o acabar el projecte. Al final del cicle mensual, hi ha altres activitats en les quals s’avalua la satisfacció de les parts i s’incorporen les lliçons apreses.
  • Gestió setmanal. Està format per les activitats en les quals es mesura i informa el rendiment, les desviacions, i es realitza la comunicació oportuna.
  • Gestió diària. Té només dues activitats, orientades a gestió de riscos, canvis i acceptació dels lliurables que estiguin acabats.
  • Tancament del projecte. Aquí es lliuren els resultats i es documenta. Ens ha agradat molt un detall que reflecteix la importància que atorga a les persones del projecte: hi ha una activitat que es diu “Celebrar”, que proposa realitzar un esdeveniment “memorable i agradable” amb tot l’equip. 
  • Gestió postprojecte. Està format per tres activitats que marquen una diferència important amb altres metodologies: l’objectiu és cercar noves idees a partir del projecte finalitzat, és a dir, aprofitar per innovar a partir d’aquests resultats i avaluar regularment els beneficis del projecte (aquesta avaluació dels beneficis aconseguits és, possiblement, un dels punts més rellevants). No té res a veure amb el que és habitual en altres metodologies de “buscar lliçons apreses” per aplicar en altres projectes, perquè això, a P3.express, es realitza a la gestió mensual.

Una cosa que creiem que P3.express aconsegueix amb aquesta combinació Agile i Waterfall és donar forma clara a les idees intuïtives assumides sobre gestió de projectes (especialment en el treball en cicles curts) i posar en relleu la necessitat del feedback ràpid i l’oportunitat de millora contínua integrada al llarg de tota la vida del projecte. I una cosa que segur agradarà a la majoria és la seva aposta per una documentació mínima: només quatre documents. Són realment pocs, però, això sí, fixen i exigeixen el mínim rellevant que ha de quedar escrit perquè és útil (cosa que és un antídot a la mandra que, en general, documentar genera a els/as gestors/as de projectes).

Sembla clar, doncs, que P3.express no qüestiona el que ja hi havia, sinó que ho intenta alleugerir, seleccionant el que considera millor d’altres propostes (una obstinació comuna a les altres metodologies lleugeres que s’estan proposant en els últims temps, com PM2). A més sorgeix d’una comunitat oberta (la seva llicència és Creative Commons) i està patrocinat pel programa Erasmus+ de la Unió Europea. Això ens sembla tan prometedor que hem volgut fer una petita contribució a la seva difusió participant en la revisió de la seva traducció al català [1]. Veurem fins a quin punt P3, amb el seu minimalisme [2], s’obre camí. I, sobretot, si ens facilita enfocar-nos als nostres dos interessos essencials: tenir clients més feliços amb el resultat dels nostres projectes, i facilitar un aprenentatge més eficaç dels bàsics de la nostra disciplina.


Referències:

[1]. De nou la incombustible Elisabet Duocastella, docent i professional vinculada amb el nostre grau de Ciència de Dades, ha estat la qui ha liderat aquesta traducció. 

[2]. Si vist l’anterior, us continua semblant una gestió una mica sobredimensionada pel vostre tipus de projectes, teniu una versió encara més reduïda, P3.micro, que es presenta com a adequada per microprojectes amb equips entre 1 i 5 integrants. I, si us agrada aquest minimalisme, potser us interessarà saber que, per a la gestió de múltiples projectes, estan treballant en altres propostes PN.express sobre gestió de programes i gestió de portafolis.

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Autores / Autoras
Carlos Valle Nieda
Profesor colaborador de Gestión de Proyectos de TI en los Estudios de Informática, Multimedia y Telecomunicación de la UOC y profesional del ámbito con más de 20 años de experiencia.
Josep Maria Marco-Simó
Profesor de los Estudios de Informática, Multimedia y Telecomunicación de la UOC en el ámbito de proyectos de TI y director de programa del Máster Universitario en Ingeniería Informática.
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