Gestión de proyectos: la séptima del PMBoK

(Més avall trobareu la versió en català d’aquest contingut: Gestió de projectes: la setena del PMBoK.)

La evolución del PMBOK® en sus diferentes ediciones ha sido (o lo ha intentado) como la de un camaleón que se integra harmoniosamente con su entorno: como resume la imagen, se ha orientado a tratar de incorporar de forma constante las buenas prácticas de todos los sectores y países en el ámbito de la dirección de proyectos.

Por supuesto, cada edición ha generado controversias (1) y seguro que en esta versión 7 (publicada oficialmente este agosto) también se van a dar. La pregunta es si en este camino de adaptación esta nueva versión sabrá cubrir las necesidades de una sociedad abocada a la urgencia, la incertidumbre y la obtención rápida de beneficios.

Veamos una primera declaración de intenciones que da el propio PMI:

La frase en inglés utiliza dos palabras: “outcome” (resultado o generación de valor) y “output” (entregable). En esa lengua estas dos palabras significan claramente cosas diferentes (lo que posiblemente no ocurre en la nuestra donde resultado y entregable en algunos usos habituales pueden confundirse). En todo caso, centrarse en el outcome, sí que parece que encaja en el espíritu de nuestro tiempo de urgencias y centrado en obtener y entregar alguna cosa.

¿Cómo se concreta este paso hacia adelante, este cambio de intenciones? El mismo PMI lo resume en la siguiente figura:

Si bajamos a la concreción del documento en sí, la Guía del PMBoK 7ª Ed. sigue organizándose en dos partes: la Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos y el Estándar para la dirección de proyectos, aunque ahora, en una clara declaración de principios, invierte el orden de estas dos partes respecto a las anteriores ediciones.

De entre estos cambios de enfoque y contenido a nosotros los que más nos han llamado la atención son:

• La incorporación en el Estándar de los Principios en lugar de los grupos de procesos.
• El cambio de nombre de las áreas de conocimiento de la Guía que pasan a ser Dominios de Desempeño del proyecto y en los que se ajustan algunos contenidos. Sigue considerando estos dominios como indispensables de cualquier proyecto, reorientándolos a una visión sistémica de cómo los proyectos impactan en las organizaciones y generan valor a sus interesados. Centrados en la cadena de valor vinculada a la estrategia empresarial, mantienen el sentido de los procesos que permiten la ejecución de las iniciativas. Y sea cual sea el enfoque que se aplique (predictivo, incremental, iterativo), se defiende que siempre se deben atender estos dominios.
• La 7ª Ed. se define como de interés para cualquier rol de los equipos de proyecto, cuando antes se centraba en el del director de proyectos.
• Da visibilidad a un escenario más amplio de herramientas y técnicas en los “Modelos, métodos y artefactos” de la Guía. Estos vienen a ser las entradas, técnicas y salidas de versiones anteriores. Ahonda en cada una de ellas, pero sin prescribir quién y cuándo utilizarlas, quedando esto a responsabilidad de los equipos de proyecto.
• Presenta la PMIstandards+™, una plataforma digital donde promueve la mejora de capacidades de sus miembros en multitud de disciplinas. (De hecho, se espera que las personas que se examinen de la certificación PMP® tengan conocimientos más allá del PMBOK®. Y en esta plataforma podrán encontrar recursos que les ayudarán el día del examen. Es decir, que ahora ya no les será necesario salir del ámbito PMI para acercarse a Scrum, Kanban, Lean…)

Volviendo a los principios que comentábamos en primer lugar, aclaramos que no contradicen nada de la v6. Se orientan principalmente a la entrega de valor de forma ágil y alineada con la estrategia de la empresa, y dan unas directrices más claras de cuando aplicar ciclos de vida, métodos y técnicas. Estos principios son:

1. Prestar Atención/cuidado: Ser un profesional diligente, respetuoso y atento.
2. Equipo: Construir una cultura de responsabilidad y respeto en el equipo.
3. Partes interesadas: Involucrar a las partes interesadas para comprender sus intereses y necesidades.
4. Valor: Focalizarse en el valor. Alinear el proyecto con los objetivos de la organización.
5. Pensamiento sistémico: Reconocer y responder a las interacciones entre los sistemas.
6. Liderazgo: Motivar, influir, entrenar y aprender.
7. Adaptación: Adaptar el enfoque de las entregas en función del contexto.
8. Calidad: Incorporar la calidad a los procesos y a los resultados.
9. Complejidad: Abordar la complejidad utilizando el conocimiento, la experiencia y el aprendizaje.
10. Oportunidades y amenazas: Optimizar las respuestas ante las oportunidades y amenazas.
11. Adaptabilidad y resiliencia: Ser adaptable y resistente en función del contexto.
12. Gestión de cambios: Habilitar el cambio para lograr el estado futuro previsto.

Además de estos principios, para nosotros también destaca la nueva sección de “Tailoring” (adaptación). De una forma neutra (es decir, evitando alinearse con ninguna tendencia en concreto y siempre defendiendo que hay que buscar lo mejor para cada proyecto en particular) señala la necesidad de adaptarse al contexto en que se mueve el proyecto: su sector, su complejidad, las necesidades de los interesados, la criticidad para la estrategia de la organización…

En definitiva podemos considerar que esta 7ª Ed. eleva la mirada, acogiendo o integrando las realidades, técnicas y tendencias existentes, y dando importancia a los comportamientos de éxito no sólo del jefe de proyecto, sino de todo el equipo (es decir, quiere interpelar y resultar útil a más personas y roles). Si todo esto, como nos preguntábamos al principio, da o no respuestas a las necesidades de nuestro entorno en permanente urgencia e incertidumbre lo veremos en los próximos meses a medida que se vaya diseminando y calando entre los profesionales (también entre los gurús del mundo ágil ahora que PMBOK® lo asume sin complejos y después que en ediciones anteriores ya la hubiera incorporado en sus PMI-ACP® y Disciplined Agile®).

Quizá algo que pueda ayudar a la buena acogida de la 7ª Ed. sea que el libro ha pasado a tener sólo 250 páginas, todo un hito si consideramos las 800 de la sexta. Los perezosos y críticos ya no tendrán excusa para no hacer una lectura cuidadosa y dedicar un tiempo a reflexionar informadamente sobre lo que propone el PMI, que, conviene recordar, en su PMBoK se nutre del trabajo y experiencia real de miles de profesionales voluntarios de todo el mundo que dirigen iniciativas en los sectores más diversos.

(1) Por ejemplo, en la sexta edición, dónde se incorporó claramente el concepto ágil, también se amplió el contenido dedicado a las áreas de conocimiento y se dio un mayor impulso a las habilidades de liderazgo y gestión de equipos… Como resultado algunas voces (entre las que nos encuentramos) consideraron que, los interesados deberían también haberse tenido en cuenta desde el principio, antes del alcance, o también que era necesario dar más énfasis a la gestión con ciclos de vida cortos (por ejemplo de 4 meses), pero manteniendo las etapas de inicio, planificación, ejecución, control y cierre en cada fase (algo así como una modalidad predictiva con ciclos cortos, y con una predisposición a la gestión de cambios de forma ligera, orientación que a muchos nos ha dado buenos resultados).

Gestió de projectes: la setena del PMBoK

L’evolució del PMBOK® en les seves diferents edicions ha estat (o ho ha intentat) com la d’un camaleó que s’integra harmoniosament amb el seu entorn: com resumeix la imatge, s’ha orientat a tractar d’incorporar de forma constant les bones pràctiques de tots els sectors i països en l’àmbit de la direcció de projectes.

Per descomptat, cada edició ha generat controvèrsies (1) i segur que en aquesta versió 7 (publicada oficialment aquest agost) també es donaran. La pregunta és si en aquest camí d’adaptació aquesta nova versió sabrà cobrir les necessitats d’una societat abocada a la urgència, la incertesa i l’obtenció ràpida de beneficis.

Vegem una primera declaració d’intencions que dóna el propi PMI:

“…aquesta edició canvia cap a un estàndard basat en principis amb la finalitat de recolzar la direcció eficaç dels projectes, i de centrar-se més en els resultats previstos que en els entregables.

La frase en anglès utilitza dues paraules: “outcome” (resultat o generació de valor) i “output” (entregable). En aquesta llengua aquestes paraules signifiquen clarament coses diferents (el que possiblement no passa en la nostra, on resultat i entregable en alguns usos habituals poden confondre’s). En tot cas, centrar-se en l’outcome, sí que sembla que encaixa en l’esperit del nostre temps d’urgències i centrat en obtenir i lliurar alguna cosa.

Com es concreta aquest pas cap a endavant, aquest canvi d’intencions? El mateix PMI ho resumeix en la següent figura:

Si baixem a la concreció del document en si, la Guia del PMBoK 7ª Ed. segueix organitzant-se en dues parts: la Guia dels fonaments per a la direcció de projectes i l’Estàndard per a la direcció de projectes, encara que ara, en una clara declaració de principis, inverteix l’ordre d’aquestes dues parts respecte a les anteriors edicions.

De aquests canvis d’enfocament i contingut a nosaltres els que més ens han cridat l’atenció són:

• La incorporació en l’Estàndard dels Principis en lloc dels grups de processos.
• El canvi de nom de les àrees de coneixement de la Guia que passen a ser Dominis d’Acompliment del projecte i en els quals s’ajusten alguns continguts. Segueix considerant aquests dominis com a indispensables de qualsevol projecte, reorientant-los a una visió sistémica de com els projectes impacten en les organitzacions i generen valor als seus interessats. Centrats en la cadena de valor vinculada a l’estratègia empresarial, mantenen el sentit dels processos que permeten l’execució de les iniciatives. I sigui quin sigui l’enfocament que s’apliqui (predictiu, incremental, iteratiu), es defensa que sempre s’han d’atendre aquests dominis.
• La 7ª Ed. es defineix com d’interès per a qualsevol rol dels equips de projecte, quan abans es centrava en el de director de projectes.
• Dóna visibilitat a un escenari més ampli d’eines i tècniques en els “Models, mètodes i artefactes” de la Guia. Aquests vénen a ser les entrades, tècniques i sortides de versions anteriors. Aprofundeix en cadascuna d’elles, però sense prescriure qui i quan utilitzar-les, quedant això a responsabilitat dels equips de projecte.
• Presenta la PMIstandards+™, una plataforma digital on promou la millora de capacitats dels seus membres en multitud de disciplines. (De fet, s’espera que les persones que s’examinin de la certificació PMP® tinguin coneixements més enllà del PMBOK®. I en aquesta plataforma podran trobar recursos que els ajudaran el dia de l’examen. És a dir, que ara ja no els serà necessari sortir de l’àmbit PMI per acostar-se a Scrum, Kanban, Lean…)

Tornant als principis que comentàvem en primer lloc, aclarim que no contradiuen gens la v6. S’orienten principalment al lliurament de valor de forma àgil i alineada amb l’estratègia de l’empresa, i donen unes directrius més clares de quan aplicar cicles de vida, mètodes i tècniques. Aquests principis són:

1. Parar esment/cura: Ser un professional diligent, respectuós i atent.
2. Equip: Construir una cultura de responsabilitat i respecte en l’equip.
3. Parts interessades: Involucrar a les parts interessades per comprendre els seus interessos i necessitats.
4. Valor: Focalitzar-se en el valor. Alinear el projecte amb els objectius de l’organització.
5. Pensament sistèmic: Reconèixer i respondre a les interaccions entre els sistemes.
6. Lideratge: Motivar, influir, entrenar i aprendre.
7. Adaptació: Adaptar l’enfocament dels lliuraments en funció del context.
8. Qualitat: Incorporar la qualitat als processos i als resultats.
9. Complexitat: Abordar la complexitat utilitzant el coneixement, l’experiència i l’aprenentatge.
10. Oportunitats i amenaces: Optimitzar les respostes davant les oportunitats i amenaces.
11. Adaptabilitat i resiliència: Ser adaptable i resistent en funció del context.
12. Gestió de canvis: Habilitar el canvi per aconseguir l’estat futur previst.

A més d’aquests principis, per a nosaltres també destaca la nova secció de Tailoring (adaptació). D’una forma neutra (és a dir, evitant alinear-se amb cap tendència en concret i sempre defensant que cal buscar el millor per a cada projecte en particular) assenyala la necessitat d’adaptar-se al context en què es mou el projecte: el seu sector, la seva complexitat, les necessitats dels interessats, la criticidad per a l’estratègia de l’organització…

En definitiva podem considerar que aquesta 7ª Ed. eleva la mirada, acollint o integrant les realitats, tècniques i tendències existents, i donant importància als comportaments d’èxit no només del cap de projecte, sinó de tot l’equip (és a dir, vol interpel·lar i resultar útil a més persones i rols). Si tot això, com ens preguntàvem al principi, dóna o no respostes a les necessitats del nostre entorn en permanent urgència i incertesa ho veurem en els propers mesos a mesura que es vagi disseminant i vagi calant entre els professionals (també entre els gurús del món àgil ara que PMBOK® l’assumeix sense complexos i després que en edicions anteriors ja l’hagués incorporat en les seves PMI-ACP® i Disciplined Agile®).

Potser una cosa que ajudarà a la bona acollida de la 7ª Ed. sigui que el llibre ha passat a tenir només 250 pàgines, tota una fita si considerem les 800 de la sisena. Els mandrosos i crítics ja no tindran excusa per no fer una lectura acurada i dedicar un temps a reflexionar informadamente sobre el que proposa el PMI, que, convé recordar, en el seu PMBoK es nodreix del treball i experiència real de milers de professionals voluntaris de tot el món que dirigeixen iniciatives en els sectors més diversos.

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(1) Per exemple, en la sisena edició, on es va incorporar clarament el concepte àgil, també es va ampliar el contingut dedicat a les àrees de coneixement i es va donar un major impuls a les habilitats de lideratge i gestió d’equips… Com a resultat algunes veus (entre les que ens trobem) van considerar que els interessats haurien de també haver-se tingut en compte des del principi, abans de l’abast, o també que era necessari donar més èmfasi a la gestió amb cicles de vida curts (per exemple de 4 mesos), però mantenint les etapes d’inici, planificació, execució, control i tancament en cada fase (alguna cosa així com una modalitat predictiva amb cicles curts, i amb una predisposició a la gestió de canvis de forma lleugera, orientació que a molts ens ha donat bons resultats).

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