Els 7 errors més comuns en la organització dels esdeveniments

Tot responsable de l’organització d’esdeveniments té per objectiu garantir el resultat d’un esdeveniment. Des del postgrau de gestió d’esdeveniments repassem els 7 errors més comuns que poden ser una pedra per arribar a aquesta fita.

No comunicar (de forma efectiva) l’esdeveniment

Un dels grans terrors de tots els organitzadors d’esdeveniments, és que arribi la cita de l’esdeveniment i que no es presenti ningú. Això pot succeir amb una mala comunicació. Tant una comunicació escassa, com una comunicació poc efectiva, no arribaríem al target de l’esdeveniment, i per tant, estaríem sembrant un sòrdid i desèrtic resultat. No hem d’oblidar que la comunicació és un dels grans pilars que sustenta l’èxit de l’organització d’esdeveniments. Alguns consells per no deixar lloc a la sort: crear expectatives, tenir al corrent la premsa, avisar amb temps, que persones influents participin en l’esdeveniment i, no deixis enrere les xarxes socials.

Oblidar al públic objectiu

Un altre gran error que en l’organització d’esdeveniments és no tenir el clar, o no tenir en compte, el públic objectiu, en cap dels passos que conformen la creació, planificació i acció de l’esdeveniment. Arribar a tots és com no arribar a ningú. Oblidar aquest punt és tirar recursos i esforços. De què serviria que un addicte a la música pop li arribés informació d’un esdeveniment d’Òpera? Quina utilitat tindria que una dona de negocis veiés un banner d’un esdeveniment new age? Els perfils del públic com els seus interessos són crucials a l’hora d’atreure’ls.

Difícil accés a la informació de l’esdeveniment

Els interessats difícilment arribaran al lloc de la cita si és un laberint accedir a la informació rellevant. Quan es porta a terme la gestió d’esdeveniments i no s’ofereixen eines accessibles la informació, s’estan desaprofitant molts assistents o clients.
També, per molt fàcil que sigui arribar a la informació crucial, si no està escrit de forma clara, de nou, és com desaprofitar temps i diners.
Les xarxes socials i la tecnologia són un gran aliat per a l’organització d’esdeveniments. No oblidis que hi ha moltíssims recursos per garantir el seu èxit.

Oblidar els objectius i l’estratègia (i sense anàlisi prèvia)

Quins són els objectius? Quines són les línies d’actuació a seguir? Tant els objectius, com l’estratègia per arribar-hi, són les coordenades de tota organització d’esdeveniments. Important! Per gestionar un esdeveniment amb efectivitat ha d’haver uns punts clau d’acció que responen a una anàlisi i un coneixement previ del públic, el terreny, el mercat, etc. Tenir un pla sense tenir una visió panoràmica pot ser un error per partida doble.

No innovar, repetició sense diferència

No innovar, o bé repetir la fórmula d’una antiga edició sense aportar res de nou, és un greu error. No genera interès, no té valor afegit per a la teva marca o pel sector que es refereix. Fer un còpia pega d’un esdeveniment també pot comportar dures crítiques. Si no es vol arribar més enllà del que sempre s’ha fet, potser no pagui la pena fer-ho.

No avançar-se als problemes

Un dels grans errors de l’organització d’esdeveniments és que quan s’està planificant, hi ha únicament el PLA A. Se sol saber que succeiran imprevistos i múltiples circumstàncies que s’hauran de fer front, i moltes vegades es pensa en la improvisació com a solució. Estar preparat a tot el que vingui és vital en l’organització d’esdeveniments. Ja hi ha prou estrès en la gestió d’esdeveniments com per afegir ingredients que el puguin intensificar.

No mesurar l’èxit de l’esdeveniment

Un cop ha finalitzat l’esdeveniment, encara no ens podem oblidar de tot. Es necessita un temps (que ha de formar part de la planificació) per mesurar els resultats en relació als objectius marcats.