Principales resultados
En cuanto al acceso a la información, consideramos que aún queda trabajo por hacer en el diseño de sistemas de gestión documental que garanticen el acceso a la información en términos de autenticidad, fiabilidad, integridad, temporalidad y usabilidad a lo largo del tiempo. Para ello, una acción que puede tomar la administración es crear sistemas de gestión documental y de información conectados.
Las plataformas existentes están preparadas para abarcar las fases de los procesos participativos, tal como se señalan en las guías para procesos de participación. Sin embargo, no siempre estas plataformas tienen bien alimentada la parte de documentación y acceso a la información. Por tanto, se debe prestar más atención a este aspecto en la preparación de las acciones. Una propuesta de actuación al diseñar e implementar un sistema de gestión documental e información es conectar los esfuerzos en la publicación de información entre los portales de transparencia y los portales de datos abiertos. Asociado a esto, también sería bueno reforzar el proceso de identificación de la información necesaria para cada proceso participativo, teniendo en cuenta las necesidades de la ciudadanía.
En cuanto al front-office, recomendamos identificar qué información y datos son necesarios en cada proceso participativo desde el punto de vista de la ciudadanía y ponerlos a disposición del público en la plataforma de la acción. Observamos que hasta ahora se han realizado muchos esfuerzos desde el punto de vista de sistematizar las acciones, pero siempre desde la perspectiva del back-office. Es necesario que los procesos participativos también consideren el punto de vista de las personas que deben participar.
En relación con las competencias informacionales asociadas a los procesos participativos, observamos que también hay margen de mejora. Más allá de la brecha digital reconocida por la administración en cuanto a la ciudadanía, que se enfoca principalmente en el ámbito tecnológico, recomendamos poner el foco en las competencias informacionales tanto para los empleados públicos como para la ciudadanía, especialmente en cuanto al uso y aprovechamiento de la información que se genera en estos espacios. En primer lugar, sugerimos tomar conciencia de la necesidad de considerar las competencias de la ciudadanía en cuanto a la búsqueda de información, localización de fuentes y análisis de la información para participar de manera más constructiva e informada en los procesos deliberativos. En este sentido, al igual que se realizan asesorías presenciales para el uso de la plataforma de participación, también se podrían organizar talleres que incorporen la localización y el análisis de información, requisitos mínimos para garantizar una ciudadanía con competencias informacionales. En segundo lugar, recomendamos formación sobre competencias que los empleados públicos deben tener asociadas a los procesos participativos: además de comunicación y mediación para moderar debates, especialmente en acciones presenciales, recomendamos centrarse en dos aspectos: a) la gestión de la información que deben proporcionar a los ciudadanos y b) la gestión del conocimiento que se genera en las plataformas. Garantizar estas competencias en los empleados de la administración permite que puedan hacer un uso adecuado de la información proporcionada por los ciudadanos y, al mismo tiempo, guiarlos y asesorarlos en su interacción con la plataforma, el contenido y los elementos del proceso participativo.
En cuanto al contexto de participación y el contexto informativo, aunque el proceso de participación está bien definido y procedimentado, recomendamos incorporar en este marco la perspectiva de la ciudadanía, mediante asociaciones, por ejemplo, como base para motivar y fomentar la participación de la sociedad civil. Los ámbitos en los que recomendamos acciones son: 1) Emplear un lenguaje sencillo en la documentación o información compartida, adaptada a los actores que participan en las acciones; y 2) realizar acciones vinculadas a temas de interés para la ciudadanía, que sean relevantes para ellos. Para ello, es necesario articular mecanismos para conocer los intereses concretos de la ciudadanía en una zona geográfica específica, es decir, capturar el conocimiento del entorno.
Finalmente, hemos identificado buenas prácticas dentro de la administración y recomendamos mantenerlas y fortalecerlas. Es notable la creación y extracción de conocimiento al final de los procesos deliberativos y en el trabajo de back-office, plasmando el conocimiento en documentos en forma de guías o pautas de evaluación. Así, se pueden incrementar las buenas prácticas aplicando los puntos de mejora antes señalados. Además, recomendamos seguir explorando la fortaleza de la gestión del conocimiento y la información en todos los procesos, ya que es una fuente de creación de ventaja competitiva. Esto debería ser objeto de formación específica para los empleados de la administración pública.